10 Công Cụ Vàng Cho Nhà Lãnh Đạo

Quản lý và lãnh đạo đã được xem xét kỹ lưỡng trong những năm gần đây. Số lượng sách viết về chủ đề này có thể lấp đầy một bể bơi olympic và các chiến lược được đề xuất có thể đối lập nhau.

Nhưng những gì bạn không thường thấy trong danh sách Những cuốn sách bán chạy nhất của Thời báo New York là những cuốn sách về những công cụ tạo nên những nhà lãnh đạo vĩ đại.

Chúng tôi không nói rằng chiến lược quản lý không quan trọng - còn xa mới là quan trọng. Tuy nhiên, bài viết này sẽ tập trung hoàn toàn vào các công cụ dành cho lãnh đạo. Mặc dù các kỹ năng cá nhân là thứ khó kiếm được, đòi hỏi nhiều tuần học tập tận tâm, nhưng bạn chỉ mất một phút để tự trang bị cho mình các phân tích hiệu suất, trợ lý tuyển dụng và tự động hóa để khiến mọi thứ chạy như kim đồng hồ.

Vì vậy, không cần phải bận tâm thêm, chúng tôi sẽ đi sâu vào 10 công cụ hàng đầu của chúng tôi, tất cả đều có các tình huống ví dụ hữu ích.

1. Lịch

Gốc rễ của quản lý thành công là tổ chức tốt và không có gì tốt hơn lịch đã được thử và kiểm tra. Chắc chắn rồi, họ đã tiến bộ phần nào kể từ cuốn sách lật mười hai trang với một ô nhỏ cho mỗi ngày. Nhưng nguyên tắc là giống nhau: tại sao lại sử dụng sức mạnh trí óc quý giá của bạn trong một nỗ lực vô ích để ghi nhớ mọi thứ bạn phải làm?

Lịch trở thành công cụ lãnh đạo khi bạn chia sẻ chúng với nhóm của mình. Là người quản lý, bạn có thể kiểm tra khối lượng công việc của mọi người chỉ bằng một nút bấm. Nhìn theo cách khác, nhóm của bạn có thể biết khi nào bạn có giờ hành chính, vì vậy bạn không bị gõ cửa khi đang làm việc chuyên sâu.

Nhưng quan trọng nhất, lịch là một cách để cấu trúc ngày của bạn và thực hiện nghĩa vụ của bạn. Khi bạn đứng đầu mọi thứ, bạn truyền cảm hứng cho sự tự tin, tin tưởng và tính chuyên nghiệp ở những người xung quanh.

2. Lưu trữ dựa trên đám mây

Một thủ thuật cần thiết khác cho tổ chức là phân loại nội dung của bạn trên đám mây. Bắt đầu bằng cách đặt cấu trúc phân cấp cho các thư mục của bạn. Ví dụ: nếu bạn là nhóm tiếp thị, hãy tạo một thư mục cho phương tiện truyền thông xã hội, một thư mục cho nội dung, một cho cộng tác và nhiều thư mục khác nếu bạn cần để nhóm của mình nhanh chóng xác định.

Quên định dạng của Hoa Kỳ hoặc các nước còn lại trên thế giới - cách tốt nhất cho đến nay để cập nhật tệp của bạn là đặt năm trước, sau đó là tháng, tiếp theo là ngày. Đó là một thủ thuật đơn giản mà quá nhiều nhà quản lý bỏ qua.

Nhưng tại sao việc ở trên đám mây lại quan trọng đến vậy?

Ngày nay, tất cả các công cụ lãnh đạo hàng đầu đều dựa trên web và việc lưu trữ tệp cũng không là ngoại lệ. Với rất nhiều nhóm đang phát triển thành các định dạng từ xa hoặc kết hợp, bạn không thể cho phép các tệp nằm ngoài tầm với. Cho dù nhóm của bạn đang kết nối trên máy tính xách tay cá nhân hay thậm chí trên điện thoại, họ cần tìm thấy những gì họ đang tìm kiếm ngay lập tức.

3. Trình quản lý tác vụ

Phần mềm quản lý công việc có lẽ là điều đầu tiên bạn nghĩ đến khi nghĩ về các công cụ đánh giá khả năng lãnh đạo. Cấu trúc là tên của cuộc chơi ở đây. Thay vì chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác, bạn cung cấp một danh sách rõ ràng các tác vụ mà nếu được hoàn thành một cách mỹ mãn thì đó là thành công.

Khi bạn sử dụng các công cụ lãnh đạo phù hợp để quản lý các tác vụ của nhóm, bạn có thể thiết lập một tiêu chuẩn công bằng, không thiên vị mà họ có thể hướng tới. Trong mỗi thẻ tác vụ, hãy đưa ra các hướng dẫn rõ ràng, địa chỉ liên hệ của các bên liên quan có liên quan và một số chỉ số để đo lường hiệu suất. Chúng tôi chủ yếu nói về thời hạn và thời gian dự kiến thực hiện, nhưng đừng quên thêm vào danh sách kiểm tra và mục tiêu - bất cứ điều gì cho phép mọi người thực hiện tốt nhất.

Quy trình làm việc là một phần mở rộng của phần mềm quản lý tác vụ và dùng để đặt kỳ vọng trong một khoảng thời gian dài hơn. Nói tóm lại, quy trình công việc là một loạt các nhiệm vụ riêng lẻ nhưng được kết nối với nhau, kết hợp để đạt được mục tiêu. Khi các nhà lãnh đạo kém có thể đưa ra các quy tắc không rõ ràng và mục tiêu khổng lồ, thì các nhà lãnh đạo giỏi sẽ chia hành trình thành những phần nhỏ hơn mà không gây ra cảm giác lo lắng.

4. Trực quan hóa quản lý dự án

Kể từ khi các phương pháp linh hoạt như scrum bùng nổ, đã có một loạt các hình ảnh hóa là công cụ và kỹ thuật lãnh đạo lý tưởng. Với tư cách là người quản lý, bạn cần loại bỏ càng nhiều trình chặn càng tốt để tạo điều kiện thuận lợi cho nhóm của bạn tiến bộ.

Vậy chúng hoạt động như thế nào?

Lấy bảng Kanban làm ví dụ. Ở dạng đơn giản nhất, bạn hiển thị một cột có công việc phải làm, cột khác có công việc đang thực hiện và cột thứ ba cho các nhiệm vụ đã hoàn thành. Khi nhóm của bạn tiến hành, họ có thể kéo và thả nhiệm vụ vào cột có liên quan và bất kỳ ai trong nhóm cũng có thể nhìn thấy chúng trong nháy mắt.

Bạn cũng có thể chuyển đổi các tác vụ tương tự thành biểu đồ Gantt. Hình ảnh trực quan sáng tạo này nằm trên lịch của bạn, hiển thị rõ ràng khung thời gian cho từng nhiệm vụ. Bạn không chỉ có thể biết khi nào công việc sắp đến hạn, biểu đồ Gantt còn là công cụ lãnh đạo vượt trội vì bạn có thể nhanh chóng xác định ai có thời gian rảnh và ai có thể làm việc quá sức.

Bitrix24 cung cấp tất cả các công cụ lãnh đạo để quản lý thành công

Người dùng không giới hạn miễn phí

ĐĂNG KÝ NGAY HÔM NAY

5. Tự động hóa

Tự động hóa đơn giản là cần thiết cho các nhà quản lý hiện đại. Khái niệm này rất đơn giản: bạn cắt bỏ những nhiệm vụ nhỏ lặp đi lặp lại để mọi người có thể tập trung vào những nhiệm vụ đòi hỏi sự sáng tạo của con người.

Một ví dụ đơn giản là một hệ thống thông báo để xem xét các nhiệm vụ đã hoàn thành. Sau khi một thành viên trong nhóm của bạn đánh dấu nội dung nào đó là hoàn thành, bạn sẽ nhận được bản cập nhật ngay lập tức để có thể xem lại nội dung đó càng sớm càng tốt. Nếu các công cụ lãnh đạo của bạn được đồng bộ hóa với một ứng dụng dành cho thiết bị di động, những thông báo này thậm chí có thể bật lên trên điện thoại của bạn nếu bạn không thường xuyên ở bàn làm việc.

Bạn cũng có thể tự động hóa các nhiệm vụ được giao. Trong quy trình quản lý dự án của bạn, bạn có thể liên kết các nhiệm vụ với các thành phần phụ thuộc. Các phần phụ thuộc sẽ tự động gán nhiệm vụ tiếp theo khi nhiệm vụ trước đó kết thúc. Khi bạn kết hợp thông báo với các thành phần phụ thuộc, bạn có thể tiếp tục với giai đoạn xem xét mà nhân viên của bạn không phải đợi bạn chỉ định bước tiếp theo cho họ. Chế độ thần kỳ: đã kích hoạt.

6. Trình theo dõi thời gian

Trình theo dõi thời gian thuộc danh mục công cụ đánh giá khả năng lãnh đạo, nhưng bạn cũng có thể sử dụng chúng để quản lý khối lượng công việc của nhân viên. Cẩn thận giới thiệu khái niệm này với nhóm của bạn để hoàn toàn minh bạch, giải thích rằng đó là một cách dự đoán thời gian cho các nhiệm vụ để không làm nhóm của bạn bị quá tải.

Hãy chắc chắn không để cho các thiết bị theo dõi thời gian có cuộc sống của riêng chúng. Một số nhà quản lý rơi vào cái bẫy dựa quá nhiều vào dữ liệu và vắt kiệt sức sáng tạo trong nhóm của họ. Hạ búa xuống mỗi khi trễ hạn là cách quản lý vi mô tồi tệ nhất.

Điều đó nói rằng, nếu bạn nhận thấy các kiểu trễ hạn, hãy thử nói chuyện một cách tôn trọng với nhân viên của bạn về nguyên nhân có thể. Có thể là do tình hình đã thay đổi và thời hạn ban đầu quá ngắn hoặc có thể là do vấn đề cá nhân. Phần lớn công việc lãnh đạo là về quản lý con người, vì vậy hãy cố gắng đạt được sự cân bằng giữa sự quyết đoán và sự hiểu biết.

7. Cuộc gọi video - hội nghị truyền hình 

Trong thời đại kỹ thuật số này, không có lý do gì để bạn không thể thực hiện các cuộc gọi video. Vâng, mỗi ứng dụng đều hơi khác nhau, nhưng bạn cần phải luyện tập nếu muốn được coi trọng với tư cách là người dẫn đầu.

Đầu tiên hãy nhìn ra bên ngoài, việc sở hữu phần mềm gọi điện video mượt mà, đáng tin cậy cho phép bạn giao tiếp với khách hàng trên toàn thế giới và thể hiện tham vọng của mình. Bạn muốn truyền cảm hứng về tính chuyên nghiệp trong nhóm của mình, và cách tốt nhất là nêu gương tốt. Theo thời gian, bạn sẽ học được một số phương pháp hay nhất dành cho cá nhân, nhưng đây là mẹo dành cho người mới bắt đầu: có được ánh sáng tốt.

Các ứng dụng cuộc gọi video là công cụ lãnh đạo cần thiết cho các hình thức làm việc hiện đại, linh hoạt của chúng tôi. Chúng cho phép bạn tổ chức các cuộc họp với sự tiếp xúc của con người khi bạn ra khỏi văn phòng. Hội nghị truyền hình là sự thay thế tốt nhất mà chúng tôi có cho các cuộc họp trực tiếp, vì vậy, cho dù bạn đang khen ngợi hay nêu chi tiết các cách để cải thiện, nhân viên của bạn sẽ đánh giá cao một cuộc gọi video. Một lần nữa, điều này thể hiện rằng bạn sẵn sàng hỗ trợ từng cá nhân, cho dù đó là một cuộc thảo luận ngẫu hứng hay một đánh giá hàng quý.

8. Tin nhắn tức thì

Ứng dụng nhắn tin tức thì là công cụ lãnh đạo tuyệt vời: bất kỳ ai cũng có thể ping cho bạn một tin nhắn để được làm rõ và tự tin tiếp tục công việc của mình. Cả trên máy tính để bàn và trên điện thoại, bạn sẽ nhận được thông báo để bạn có thể ở đó khi họ cần bạn. Cố gắng trả lời một cách lịch sự, chuyên nghiệp và càng sớm càng tốt. Điều này sẽ hỗ trợ và trấn an nhân viên của bạn. Bạn không muốn họ đi trên vỏ trứng mỏng, hy vọng họ không làm phiền bạn.

Cảnh báo: điều này không có nghĩa là bạn cần phải ở bên cạnh mọi người và gọi mọi giây trong ngày. Vì lợi ích của sự minh bạch, hãy đặt ra những kỳ vọng thực tế trong quá trình giới thiệu và khẳng định lại chúng nếu bạn cảm thấy thông điệp đang vượt quá tầm kiểm soát.

Ví dụ: bạn sẽ không muốn có thói quen gửi hướng dẫn đầy đủ qua trình nhắn tin - quá dễ để mất dấu những gì đang diễn ra. Lưu thông tin liên quan đến nhiệm vụ cho phần mềm quản lý dự án của bạn và sử dụng trình nhắn tin cho những câu hỏi nhanh không yêu cầu câu trả lời cỡ bài luận.

9. Công cụ trợ lý nhân sự

Điều này có vẻ hiển nhiên, nhưng những đội tốt nhất được tạo nên từ những con người xuất sắc. Nhưng một nhóm gồm những cá nhân bình thường làm việc tốt với nhau sẽ tốt hơn một nhóm toàn những ngôi sao không nói chuyện với nhau. Do đó, bạn cần tận dụng hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS) để không chỉ thuê những người có kỹ năng hàng đầu mà còn xem xét sự phù hợp về văn hóa của từng ứng viên. HRIS cung cấp một khuôn khổ để bạn có thể làm việc nhanh chóng và hiệu quả thông qua quy trình tuyển dụng và xây dựng một nhóm gắn kết với nhau ngay từ đầu.

Lợi ích của các công cụ lãnh đạo nhân sự vượt xa việc thuê ban đầu. Trợ lý nhân sự có thể là một trong những công cụ đánh giá khả năng lãnh đạo tốt nhất của bạn để đánh giá hiệu suất và cung cấp các hội thảo đào tạo được cá nhân hóa. Với một khoản đầu tư nhỏ và bản chất có cấu trúc của HRIS, bạn có thể củng cố các kỹ năng của từng cá nhân và do đó, của cả nhóm nói chung.

Nhưng quay trở lại lý tưởng về một đội đoàn kết, các buổi đào tạo của bạn cũng cho thấy rằng bạn đã đầu tư vào từng cá nhân. Trong ngắn hạn, đây là một động lực thúc đẩy lớn và về lâu dài, mọi người nhìn thấy sự tiến bộ trong tương lai với bạn, điều này có thể làm giảm doanh thu.

10. Công cụ đánh giá nhóm

Để theo dõi sự cải thiện, bạn cần dữ liệu và phân tích. Chúng tôi đã đề cập đến một số công cụ đánh giá khả năng lãnh đạo tốt nhất - công cụ quản lý nhiệm vụ đặt ra thử thách và công cụ theo dõi thời gian để đo lường hiệu suất. Nhưng có rất nhiều chỉ số khác có thể giúp bạn xác định thành công, miễn là bạn có hệ thống phù hợp đằng sau mình.

Ví dụ: người quản lý bán hàng có thể đo lường các giao dịch đã giành được và đưa ra các báo cáo hiệu suất hàng tháng hoặc hàng quý. Tương tự, bạn có thể xem thời gian thực hiện các cuộc gọi điện thoại, phân tích kết quả và tìm cách hợp lý hóa quy trình làm việc của mình. Với tinh thần không ngừng cải tiến, bạn có thể tạo ra tiếng vang bằng cách phá vỡ những kỷ lục mới.

Nhưng để tận dụng tốt nhất các công cụ lãnh đạo của mình, bạn luôn cần kết hợp chúng với các kỹ năng giao tiếp của mình. Vâng, dữ liệu cho bạn biết ai đó đang tụt lại phía sau so với mục tiêu của họ, nhưng bạn đang làm thế nào để đối phó với điều đó? Nó sẽ là một phản ứng giật đầu gối? Hay bạn sẽ đưa ra các bước có cấu trúc, có thể đạt được để hỗ trợ nhân viên của mình?

Như bạn có thể thấy qua các ví dụ trong bài viết này, sự kết hợp giữa các công cụ và kỹ thuật lãnh đạo có thể có ảnh hưởng sâu sắc đến nhóm của bạn. Chúng cho phép bạn thực hiện các ý tưởng và chiến lược của mình, thay vì chạy xung quanh và dập lửa một cách tuyệt vọng.

Và điều tuyệt vời nhất là tất cả những công cụ này đã tồn tại trên một nền tảng thân thiện với người dùng.

Bitrix24 là nơi cung cấp giải pháp tất cả trong một cho nhu cầu kinh doanh của bạn. Phần mềm lập kế hoạch dự án và truyền thông? Chúng tôi đã có nó. Công cụ quản lý nhân sự và phân tích hiệu suất? Để tìm hiểu thêm những gì Bitrix24 cung cấp và xem nó có thể giúp bạn trở thành một nhà lãnh đạo tốt hơn như thế nào, hãy đăng ký Bitrix24 miễn phí ngay hôm nay.

Câu hỏi thường gặp

Các công cụ quản lý dành cho lãnh đạo là gì?

Trong thời hiện đại, các công cụ quản lý dành cho lãnh đạo là những thủ thuật kỹ thuật số cho phép bạn trở thành ông chủ tốt nhất có thể. Vai trò của họ là tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức của bạn, tầm nhìn chiến lược, kỹ năng giao tiếp và mọi thứ khác.

Công cụ lãnh đạo hiệu quả nhất là gì?

Công cụ lãnh đạo hiệu quả nhất là công cụ quản lý dự án chất lượng. Thông qua đó, bạn tạo tiền đề cho nhóm của mình thành công và xác định mọi vấn đề về hiệu suất ngay khi chúng phát sinh.

7 kỹ năng và công cụ hàng đầu để lãnh đạo thành công là gì?

7 kỹ năng và công cụ hàng đầu để lãnh đạo thành công là:

1. Xây dựng mối quan hệ (và duy trì nó!)
2. Tổ chức
3. Kỹ năng tạo động lực
4. Trí tuệ cảm xúc
5. Công cụ trợ lý nhân sự
6. Phần mềm quản lý dự án
7. Các chương trình phân tích hiệu suất