10 Chiến Lược Đã Được Chứng Minh Để Đàm Phán Thành Công Với Nhà Cung Cấp

Trong thế giới kinh doanh ngày càng kết nối với nhau, khả năng đàm phán hiệu quả với các nhà cung cấp có thể tạo ra sự khác biệt đáng kể cho sự thành công của doanh nghiệp. Từ những công ty khởi nghiệp nhỏ nhất đến những tập đoàn lớn nhất, kỹ thuật đàm phán nhà cung cấp hiệu quả có thể giúp bạn đảm bảo những giao dịch tốt nhất, hợp lý hóa chuỗi cung ứng và tăng độ tin cậy cho dịch vụ của bạn.

Từ việc xây dựng mối quan hệ bền chặt với nhà cung cấp đến cân bằng chi phí và chất lượng, bài viết này sẽ chỉ cho bạn cách thực hiện 10 chiến lược đã được chứng minh giúp làm việc với bên thứ ba trở thành lợi thế cạnh tranh thay vì trở thành gánh nặng. Chúng tôi sẽ đề cập đến toàn bộ quá trình đàm phán từ đầu đến cuối, nêu bật tầm quan trọng của từng chiến lược và cung cấp thông tin chi tiết về cách tối ưu hóa cuộc đàm phán của bạn.

1. Nghiên cứu và tìm hiểu hoạt động kinh doanh của nhà cung cấp

Trước khi bước vào đàm phán, bạn cần biết mình đang giao dịch với ai. Hiểu được những gì tổ chức của họ cung cấp, cũng như vị thế thị trường, điểm mạnh và điểm yếu của họ, sẽ giúp bạn nắm được quyền điều khiển khi bắt đầu đàm phán với các nhà cung cấp.

Bắt đầu bằng cách phân tích thị phần của nhà cung cấp để hiểu những gì bạn có thể mong đợi từ họ. Các công ty nhỏ hơn có thể giúp bạn trong các lĩnh vực thích hợp và việc có danh sách khách hàng nhỏ hơn thường cho phép họ linh hoạt và chú ý hơn đến những gì họ cung cấp.

Hiểu biết về hoạt động của nhà cung cấp để giúp bạn đánh giá liệu họ có thể đáp ứng nhu cầu của bạn một cách nhất quán hay không. Ví dụ: nếu bạn muốn phát triển nhanh chóng, bạn có thể thấy rằng các nhà cung cấp lớn hơn, có uy tín hơn sẽ cung cấp giải pháp có khả năng mở rộng hơn.

Cố gắng truy cập lịch sử chính xác về hiệu suất và độ tin cậy của chúng. Các nhà cung cấp thường đưa vào các văn bản tiếp thị của họ một sự lạc quan lành mạnh, nhưng nếu bạn có thể tìm thấy dữ liệu cứng rắn, lạnh lùng hoặc phản hồi của khách hàng, bạn có thể yên tâm hơn.

Để tìm nguồn cung ứng và đàm phán mang tính chiến lược nhất, hãy sử dụng lại hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) để thu thập các ghi chú và dữ liệu hiệu suất về từng nhà cung cấp tiềm năng. Điều này cho phép bạn đưa ra danh sách rút gọn các lựa chọn tốt nhất và chuẩn bị đầy đủ cho giai đoạn đàm phán.

2. Luôn đi đầu xu hướng thị trường

Ngoài việc hiểu khách hàng của mình, bạn cần nhận thức đầy đủ về bối cảnh họ hoạt động và điều đó có nghĩa là phải cập nhật các xu hướng thị trường hiện tại. Với kiến ​​thức này, bạn có thể đàm phán với nhà cung cấp hiệu quả hơn mà không phải trả quá nhiều chi phí hoặc bỏ lỡ các tính năng chính của dịch vụ.

Biến động giá cả thị trường là yếu tố chính cần chú ý. Các nhà cung cấp sẽ luôn cố gắng báo giá cao và nếu bạn biết mức giá thị trường tiêu chuẩn, bạn có thể đảm bảo một thỏa thuận tốt hơn. Tương tự, hiểu biết về những đổi mới và phát triển của ngành có nghĩa là bạn có thể tập trung sức lực vào các nhà cung cấp tiềm năng có thể cung cấp cho bạn dịch vụ tiên tiến.

Tận dụng kiến ​​thức thị trường trong đàm phán cho phép bạn dự đoán những thay đổi, điều chỉnh chiến lược của mình và đồng ý về các điều khoản có lợi cho cả hiện tại và lâu dài. Bản thân cuộc đàm phán, nó ngăn chặn khả năng các nhà cung cấp lợi dụng bạn, dẫn đến những kết quả được tôn trọng và hiệu quả hơn.

3. Xây dựng mối quan hệ bền chặt với nhà cung cấp

Ngay từ lần liên hệ đầu tiên, bạn nên thiết lập nền tảng tin cậy và minh bạch với các nhà cung cấp của mình. Nền tảng này sẽ cải thiện các cuộc đàm phán hiện tại thông qua sự tôn trọng và hiểu biết lẫn nhau, đồng thời mở đường cho sự hợp tác lâu dài.

Chìa khóa cho bất kỳ mối quan hệ kinh doanh bền chặt nào là sự giao tiếp trôi chảy và thường xuyên, vì vậy đừng chỉ dựa vào những cuộc gặp gỡ trang trọng làm điểm liên lạc. Việc mở ra nhiều kênh liên lạc mang lại cho bạn cơ hội đưa ra những lời cảm ơn hoặc lời chúc mừng qua tin nhắn tức thời hoặc thực hiện cuộc gọi điện video để cập nhật.

Ở cấp độ cá nhân hơn, việc thể hiện sự quan tâm đến những thách thức và mục tiêu kinh doanh của họ là một chiến lược đầu tư ít, mang lại lợi nhuận cao. Bằng cách thể hiện rằng bạn quan tâm đến tiến độ của họ, các nhà cung cấp của bạn sẽ mong muốn được làm việc với bạn và có nhiều khả năng tiến xa hơn.

Tương tự như vậy, hãy cùng nhau ăn mừng những cột mốc quan trọng và thành công. Khi bạn nhận ra ý kiến ​​đóng góp của họ trong tiến trình của mình, các nhà cung cấp sẽ cảm thấy đoàn kết hơn và cởi mở hơn với các thỏa thuận dài hạn với nhà cung cấp.

4. Truyền đạt rõ ràng nhu cầu của bạn

Hãy đối mặt với điều đó, không có hai doanh nghiệp nào có mục tiêu hoặc cách làm việc giống nhau và bạn chắc chắn không thể mong đợi người khác đoán chính xác điều bạn muốn khi hợp tác. Do đó, khi muốn đàm phán với nhà cung cấp, bạn cần phải rõ ràng, ngắn gọn và minh bạch trong việc quản lý những kỳ vọng của nhà cung cấp.

Kỹ năng giao tiếp trong đàm phán với nhà cung cấp đặc biệt quan trọng khi bạn làm việc với các nhóm có chuyên môn khác. Ví dụ: bộ phận tiếp thị và nhóm công nghệ thường có những mục tiêu hoàn toàn khác nhau, vì vậy việc tham gia vào cuộc đối thoại về các mục tiêu cụ thể của bạn là rất quan trọng. Bạn có hy vọng cải thiện thời gian giao hàng, giảm chi phí hoặc tăng tốc độ phản hồi dịch vụ khách hàng không?

Sau khi bạn đã làm rõ nhu cầu của mình, một trong những phương pháp đàm phán hợp đồng với nhà cung cấp tốt nhất là đặt ra các KPI phù hợp. Vì bạn luôn có thể xem lại các mục tiêu tổng thể của mình, nên nhà cung cấp của bạn ít có khả năng đầu tư thời gian và nguồn lực sai hướng và bạn luôn có thể chỉ ra các điều khoản và điều kiện đã thỏa thuận nếu nhà cung cấp của bạn không giao hàng.

5. Xem xét tổng giá trị chứ không chỉ giá dịch vụ

Khi bạn đàm phán với nhà cung cấp, thật dễ dàng để xem xét nó hoàn toàn từ góc độ ngân sách. Nhưng điều này liên quan đến nhiều thứ hơn là số tiền được chuyển từ tài khoản của bạn hàng tháng.

Đây chính là lúc việc tận dụng kiến ​​thức thị trường trong đàm phán thực sự phát huy tác dụng. Ví dụ: nếu bạn đang thuê một dịch vụ liên quan đến giao hàng và hậu cần, việc trả phí bảo hiểm cho nhà cung cấp của bạn sẽ hợp lý hơn nếu họ có thể đảm bảo vận chuyển kịp thời. Điều này là do bạn có thể tiết kiệm chi phí kho bãi, giảm gánh nặng cho nhóm dịch vụ khách hàng của mình hoặc tăng doanh số bán hàng với danh tiếng tốt hơn.

Tương tự, nhiều nhà cung cấp sẽ đảm nhận các khía cạnh quản lý rủi ro như một phần của dịch vụ. Trong những thời điểm không chắc chắn, một cộng tác viên có các giao thức giảm thiểu rủi ro mạnh mẽ có thể là cứu cánh nếu bạn không thể để mắt đến mọi khía cạnh trong chuỗi cung ứng của mình.

6. Hãy cởi mở để thỏa hiệp

Như người ta thường nói: “Đừng để sự hoàn hảo là kẻ thù của điều tốt”. Đúng, bạn có thể có ý tưởng rõ ràng về điều mình muốn, nhưng hãy nhớ rằng bạn có thể gặp phải những ràng buộc không mong muốn khi đàm phán với nhà cung cấp. Do đó, lắng nghe tích cực là một trong những kỹ năng giao tiếp hàng đầu trong đàm phán với nhà cung cấp và việc không thích ứng với khó khăn hoặc chấp nhận những gì các chuyên gia bên ngoài đang nói với bạn thường dẫn đến các cuộc đàm phán bị đình trệ và bỏ lỡ cơ hội.

Tất nhiên, điều này không có nghĩa là bạn nên chấp nhận bất cứ điều gì nhà cung cấp nói với bạn. Bắt đầu với danh sách những điều không thể thương lượng để bạn có thể tiếp tục từ bỏ những cuộc đàm phán không cho phép bạn đạt được mục tiêu của mình. Mọi thứ khác đều có mức độ linh hoạt nhất định, vì vậy hãy lắng nghe những gì đối phương có thể đưa ra và tìm một quan điểm mà cả hai bạn đều có thể đồng ý. Những phương pháp đàm phán đôi bên cùng có lợi này với các nhà cung cấp thường dẫn đến những giải pháp sáng tạo cho những vấn đề mà không bên nào có thể tự mình đạt được.

Càng có nhiều kinh nghiệm đàm phán, bạn càng nhận ra rằng không tồn tại nhà cung cấp hoàn hảo. Vì vậy, hãy nhớ rằng thỏa hiệp không có nghĩa là thua cuộc, đó là một phần tất yếu của việc đặt ra những con đường vững chắc dựa trên sự tin tưởng và cùng có lợi.

7. Chuẩn bị các lựa chọn thay thế có thể chấp nhận được

Mỗi khi bạn đàm phán với các nhà cung cấp, bạn đang tham gia vào một trò chơi cho và nhận. Vì vậy, mặc dù điều quan trọng là sẵn sàng thỏa hiệp, nhưng các phương pháp hay nhất khi đàm phán hợp đồng với nhà cung cấp chỉ ra rằng bạn nên có kế hoạch dự phòng vững chắc. Nếu bạn không thể đạt được thỏa thuận về bất kỳ lựa chọn thay thế nào, đã đến lúc bạn nên bỏ đi.

Những người có kinh nghiệm trong việc tìm nguồn cung ứng và đàm phán chiến lược sẽ luôn bắt đầu bằng việc có sẵn danh sách các nhà cung cấp thay thế để tìm kiếm một thỏa thuận tốt hơn. Nếu lựa chọn số một của bạn không thể cung cấp chính xác những gì bạn muốn hoặc đặt giá quá cao, hãy cho họ biết bạn đang thảo luận với những người khác và bạn có thể thúc đẩy họ đưa ra các điều khoản cạnh tranh hơn.

Tuy nhiên, các lựa chọn thay thế của bạn có thể ở dạng chọn những mục tiêu nhất định thay vì những mục tiêu khác. Rất có thể không có nhà cung cấp nào có thể cung cấp cho bạn mọi thứ bạn cần, vì vậy hãy chuẩn bị những đề xuất tốt nhất thứ hai để bạn có thể tiếp tục tiến về phía trước.

8. Sử dụng khối lượng làm công cụ thương lượng

Một trong những chiến lược giảm chi phí hiệu quả nhất trong đàm phán với nhà cung cấp là tận dụng tiềm năng của các đơn hàng lớn hoặc hợp đồng dài hạn.

Các nhà cung cấp thường sẵn sàng giảm giá nếu bạn có thể đảm bảo những đơn hàng lớn. Những khoản giảm giá số lượng lớn này rất phổ biến trong thế giới kinh doanh vì chúng cung cấp cho khách hàng một lựa chọn rẻ hơn đồng thời đảm bảo doanh số lớn và tiềm năng tăng trưởng cho nhà cung cấp.

Tương tự như vậy, lời hứa về công việc liên tục và đáng tin cậy sẽ trấn an các nhà cung cấp với thu nhập có thể dự đoán được hàng tháng. Đăng ký hoặc đảm bảo hoạt động kinh doanh trong tương lai là hai chiến thuật đàm phán tuyệt vời cho các thỏa thuận dài hạn với nhà cung cấp vì chúng mang lại cho nhà cung cấp chính xác những gì họ muốn - an ninh tài chính. Trong thế giới đầy chông gai của việc làm theo hợp đồng, tính an toàn của sự hợp tác liên tục hầu như sẽ luôn vượt trội so với các giao dịch được trả lương cao hơn một lần.

Tuy nhiên, đây có thể không phải là lần đầu tiên nhà cung cấp của bạn nghe thấy những lời hứa hẹn hoành tráng về các đơn đặt hàng số lượng lớn hoặc hoạt động kinh doanh liên tục, để rồi thất vọng. Để tạo dựng sự tự tin khi bạn đàm phán với nhà cung cấp, hãy sử dụng các công cụ bán hàng thông minh sử dụng hiệu suất trong quá khứ và các mô hình dự đoán để cung cấp dữ liệu đáng tin cậy về doanh số bán hàng trong tương lai.

9. Đàm phán các điều khoản thanh toán thuận lợi

Biết cách đàm phán với nhà cung cấp về các điều khoản thanh toán phải là ưu tiên hàng đầu của bạn. Đó không chỉ là vấn đề chi phí hàng hóa hoặc dịch vụ mà còn là quản lý dòng tiền theo cách có lợi cho cả hai bên.

Bắt đầu bằng cách quản lý kỳ vọng của nhà cung cấp bằng cách có được một bức tranh rõ ràng về số tiền bạn có thể trả trước và số tiền sẽ phụ thuộc vào doanh số bán hàng của chính bạn. Với dữ liệu này đã được ghi nhớ trong đầu, bạn có thể sử dụng nó để đề xuất các điều khoản thanh toán thực tế nhưng thường có lợi. Ví dụ: bạn có thể cần đề xuất thanh toán khi cài đặt và sẽ tốt hơn nhiều nếu bạn thực hiện việc này ngay từ giai đoạn đầu.

Nhưng bạn cũng có thể sử dụng các kỹ thuật đàm phán nhà cung cấp hiệu quả để đạt được thỏa thuận tốt hơn cho tổ chức của mình dựa trên kết quả tốt. Chiết khấu thanh toán sớm là phương pháp đàm phán đôi bên cùng có lợi phổ biến với các nhà cung cấp ở nhiều ngành và có thể là động lực lớn cho nhóm của bạn. Lý thuyết rất đơn giản - nếu bạn có thể thanh toán sớm cho khách hàng, họ sẽ hài lòng và nếu họ hài lòng, họ có thể sẵn sàng giảm chi phí.

10. Thường xuyên xem xét, đàm phán lại hợp đồng

Những thay đổi diễn ra nhanh chóng trong kinh doanh và những điều kiện có thể giống như bụi vàng năm ngoái có thể không còn quá thuận lợi bây giờ. Khi công nghệ trở nên sẵn có hơn và các kỹ thuật đột phá trở nên phổ biến hơn, bạn nên áp dụng các chiến lược giảm chi phí trong đàm phán với nhà cung cấp bằng cách xem lại những gì bạn đã đồng ý trước đó.

Chúng tôi đặc biệt khuyên bạn nên thực hiện quy trình xem xét có hệ thống. Trên lịch nhóm, hãy đặt lời nhắc đánh giá sáu tháng để đánh giá thị trường và các quy định đã thay đổi như thế nào, nhà cung cấp của bạn đã hoạt động như thế nào và những dịch vụ mới nào bạn có thể cần. Càng thu thập được nhiều kiến ​​thức, bạn càng có thể thực hiện các chiến thuật đàm phán cho các thỏa thuận nhà cung cấp dài hạn mang lại lợi ích lâu dài trong tương lai.

Khi tạo thói quen xem xét và đàm phán lại hợp đồng, bạn có thể tận dụng các cơ hội mới đồng thời giảm ngân sách của mình. Hãy nhớ rằng, mục tiêu của việc đàm phán lại không chỉ là tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo rằng mối quan hệ đối tác tiếp tục đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của doanh nghiệp bạn.

Bitrix24: Bệ phóng cho đàm phán thành công với nhà cung cấp

Khi bạn biết cách đàm phán với các nhà cung cấp, bạn sẽ mở đường cho hoạt động kinh doanh hợp lý hơn và thành công hơn. Với những kỹ thuật đàm phán nhà cung cấp hiệu quả này, bạn sẽ nâng cao hiệu quả của công ty, giảm chi phí và nổi bật trong các thị trường cạnh tranh.

Bitrix24 cho phép bạn loại bỏ rất nhiều công việc hành chính tốn thời gian và thay vào đó tập trung vào khía cạnh con người trong đàm phán. Bạn sẽ nhận được một bộ đầy đủ các kênh liên lạc, công cụ phân tích dữ liệu, lịch nhóm, v.v. để vượt lên trên các đối thủ cạnh tranh luôn áp dụng các phương pháp truyền thống, chậm rãi.

Không tin chúng tôi? Đăng ký Bitrix24 và bắt đầu ký hợp đồng nhà cung cấp chất lượng ngay hôm nay.

Câu hỏi thường gặp

Các yếu tố chính của đàm phán nhà cung cấp thành công là gì?

Các yếu tố chính của đàm phán nhà cung cấp thành công bao gồm:

• Nghiên cứu thị trường và nhà cung cấp kỹ lưỡng
• Giao tiếp rõ ràng và minh bạch
• Tập trung vào giá trị tổng thể của thỏa thuận
• Linh hoạt về giá cả và dịch vụ
• Đàm phán các điều khoản thanh toán có lợi
• Thường xuyên rà soát các hợp đồng

Doanh nghiệp chuẩn bị thế nào để đàm phán hiệu quả với nhà cung cấp?

Doanh nghiệp có thể chuẩn bị cho các cuộc đàm phán hiệu quả bằng cách nghiên cứu hoạt động kinh doanh của nhà cung cấp, hiểu xu hướng thị trường, xác định rõ ràng nhu cầu và mục tiêu của họ, xác định các nhà cung cấp thay thế và đặt ra các mục tiêu thực tế cho cuộc đàm phán.

Những sai lầm thường gặp cần tránh trong đàm phán với nhà cung cấp là gì?

Những sai lầm phổ biến bạn nên tránh trong đàm phán với nhà cung cấp bao gồm:

• Chỉ tập trung vào giá
• Không biết nhà cung cấp hoặc thị trường của bạn
• Giao tiếp kém và sa thải
• Gây áp lực cho nhà cung cấp vào những thỏa thuận bất lợi
• Bỏ qua xu hướng thị trường
• Không xác định được các lựa chọn thay thế

Công nghệ có thể nâng cao quá trình đàm phán với nhà cung cấp như thế nào?

Công nghệ có thể tăng cường đàm phán với nhà cung cấp bằng cách cung cấp các công cụ để phân tích thị trường, giao tiếp, quản lý dự án và quản lý hợp đồng. Các giải pháp kỹ thuật số như hệ thống CRM và phân tích dữ liệu cung cấp thông tin chi tiết và hợp lý hóa quy trình đàm phán, mang lại kết quả có lợi và sáng suốt hơn.