Mục lục
Câu hỏi thường gặp
10 chìa khóa để quản lý lực lượng lao động hiệu quả
-
Hãy có hệ thống về phương pháp tuyển dụng của bạn
-
Giao đúng việc cho đúng người
-
Đưa ra lộ trình thăng tiến rõ ràng
-
Hãy cởi mở với các hình thức làm việc linh hoạt
-
Đo lường năng suất của nhân viên với phần mềm theo dõi thời gian
-
Lập kế hoạch dự án của bạn dựa trên dữ liệu từ nhóm của bạn
-
Giảm tải các công việc nhàm chán cho tự động hóa
-
Khuyến khích trách nhiệm giải trình ở mọi cấp độ
-
Tìm kiếm hiệu quả thông qua giao tiếp
-
Tập trung vào cải tiến liên tục trong quản lý lực lượng lao động
Lời kết
Bất kể quy mô, ngành nghề hay triết lý kinh doanh của bạn, quản lý lực lượng lao động luôn là một cuộc đấu tranh hiện tại. Ngay cả khi bạn đang dẫn đầu mọi thứ, tất cả những gì cần làm là một sự đổi mới mới hoặc một thành viên chủ chốt trong nhóm rời đi để chèo lái con thuyền và đưa bạn trở lại vị trí ban đầu.
Do đó, điều quan trọng là phải hiểu các chìa khóa để tạo ra một nhóm hiệu quả để bạn có thể điều chỉnh chiến lược của mình và đáp ứng mọi thách thức mà thế giới đặt ra cho bạn. Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét 10 cách để phân phối nhân viên hiệu quả, bao gồm các công cụ chuyên dụng, kỹ thuật lãnh đạo và
cách quản lý lực lượng lao động từ xa.
Câu hỏi thường gặp
Quản lý lực lượng lao động là gì?
Quản lý lực lượng lao động đề cập đến các cấu trúc và thủ tục được đưa ra để nhân viên và tổ chức của bạn đạt được tiềm năng của họ. Nó dựa trên hoạt động tuyển dụng, dự báo, lên lịch, phân tích và hơn thế nữa để hoạt động chính xác.
Tại sao quản lý lực lượng lao động lại quan trọng?
Quản lý lực lượng lao động hợp lý hóa một tổ chức bằng cách:
-
Sử dụng đúng nhân tài vào đúng vai trò
-
Giảm lãng phí thời gian và nguồn lực
-
Cải thiện trải nghiệm của khách hàng
-
Duy trì tinh thần đồng đội cao
-
Chia sẻ khối lượng công việc một cách công bằng giữa các nhóm
Tôi nên sử dụng số liệu nào để đo lường khả năng quản lý lực lượng lao động tốt?
Quản lý lực lượng lao động là một chủ đề rộng và sau đó có nhiều số liệu bạn có thể đo lường nó, chẳng hạn như:
-
Năng suất của nhân viên
-
Sự hài lòng của nhân viên
-
Thay đổi nhân viên
-
Gắn kết nhân viên
-
Sự hài lòng của khách hàng
-
Hiệu quả tài chính toàn công ty và bộ phận
1. Hãy có hệ thống về phương pháp tuyển dụng của bạn
Chìa khóa cho bất kỳ công ty thành công nào là sự tổ chức tỉ mỉ đằng sau hậu trường. Trong bối cảnh lực lượng lao động của bạn, điều này có nghĩa là lựa chọn cẩn thận những người bạn muốn đưa vào và lưu giữ hồ sơ chi tiết về họ sau khi họ bước vào công ty bạn.
Để tạo ra một lực lượng lao động hiệu quả, bạn cần một hệ thống tuyển dụng hiệu quả. Thay vì tạo cơ hội cho những thành kiến của con người và những cuộc gọi phán xét kém, bạn có thể sàng lọc các kỹ năng chính mà bạn cần trước khi tiếp cận mọi cuộc phỏng vấn một cách nhất quán, có phương pháp.
Khi bạn đã đưa ra quyết định và đưa ứng viên của mình vào công ty mình, hãy tiếp tục quy trình có phương pháp của bạn với việc giới thiệu và thu thập thông tin. Theo dõi mọi thăng tiến, buổi đào tạo, thay đổi dữ liệu, v.v. trong thư mục nhân viên của bạn.
Với một thư mục cập nhật, bạn sẽ nhận được tất cả thông tin cần thiết để phân công nhiệm vụ, chia sẻ trách nhiệm và đưa ra các quyết định quan trọng trong tương lai. Hệ thống này thiết lập nền tảng tổ chức cho tất cả các khóa mà chúng ta sẽ xem xét trong suốt bài viết này.
2. Giao đúng việc cho đúng người
Khi xem xét câu hỏi “quản lý lực lượng lao động là gì?”, một trong những điều đầu tiên xuất hiện trong đầu là làm thế nào để triển khai mọi người vào những vị trí mà họ có thể có giá trị nhất. Điều đó có nghĩa là bạn không nên ép một nhà thiết kế vào vai trò chiến lược gia truyền thông xã hội, ngay cả khi họ làm cho nó trông thật ổn. Đây là một chiến lược đôi bên cùng có lợi rõ ràng: nhân viên của bạn cảm thấy có động lực và được đánh giá cao, trong khi khách hàng của bạn tận dụng tốt nhất bất kỳ bộ phận nào mà họ tương tác.
Tất nhiên, bạn sẽ phải thực hiện một số nhiệm vụ chéo ở đây và ở đó, đặc biệt nếu bạn là một nhóm nhỏ. Do đó, khi mọi người bước ra khỏi vùng an toàn của mình, hãy đảm bảo cung cấp sự hỗ trợ cần thiết để họ cảm thấy tự tin trong vai trò mới. Nếu bạn thấy mình thường xuyên sử dụng quá nhiều khả năng của nhóm, thì đã đến lúc nghĩ đến việc tái cấu trúc.
Giao đúng việc cho đúng người cũng có nghĩa là bạn, người quản lý, phải xem xét nội tâm một chút. Những người sáng lập công ty đặc biệt khét tiếng vì muốn kiểm soát mọi thứ. Quản lý vi mô theo cách này sẽ dẫn đến sự sụt giảm đáng kể hiệu suất cá nhân của bạn và gần như chắc chắn sẽ gây thất vọng và cay đắng từ những người xung quanh bạn. Do đó, ủy quyền khôn ngoan là một kỹ năng quan trọng mà bất kỳ nhà lãnh đạo nào cũng cần học hỏi.
3. Đưa ra lộ trình thăng tiến rõ ràng
Nói về ủy quyền, các phương pháp hay nhất về quản lý lực lượng lao động cũng khuyên bạn nên trao quyền cho nhân viên của mình bằng cách đưa ra các con đường khác nhau để phát triển chuyên môn. Các thế hệ trẻ nhận thức được những gì ngoài kia và luôn có sứ mệnh thay đổi mọi thứ và không ngừng học hỏi. Do đó, nếu bạn không thể cung cấp cho họ bước tiếp theo, người khác sẽ làm.
Tất nhiên, tốt hơn là các tổ chức nên giữ chân nhân viên, thay vì phải tiếp nhận và tích hợp đầy đủ các tân binh cứ sau vài tuần. Và bên cạnh các gói lương cạnh tranh và điều kiện làm việc đáng mơ ước, một con đường sự nghiệp rõ ràng là một cách tuyệt vời để giữ chân người tài.
Cùng với việc giao nhiệm vụ cho nhóm của mình, bạn có thể giao nhiều trách nhiệm hơn bằng cách chỉ định một cá nhân làm trưởng dự án hoặc một phần của nhóm chuyên gia đánh giá. Tương tự như vậy, bạn có thể cung cấp các cơ hội đào tạo để nhân viên của bạn có thể mở rộng bộ kỹ năng của họ và đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn theo cách đó. Cuối cùng, bằng cách đăng các vị trí còn trống trên bảng tuyển dụng nội bộ, bạn cho mọi người thấy rằng bạn sẵn sàng đầu tư vào họ. Đổi lại, bạn có một đội ngũ gắn bó chặt chẽ, biết rất chi tiết về cách thức hoạt động của công ty.
4. Hãy cởi mở với các hình thức làm việc linh hoạt
Khi bạn xem xét các phương pháp giúp quản lý lực lượng lao động của mình hiệu quả hơn, thật dễ dàng để tập trung vào việc tăng tốc các quy trình. Tuy nhiên, có nhiều cách cho phép bạn tiết kiệm tiền và tái đầu tư vào các chiến lược hiệu quả hơn.
Không nơi nào điều này rõ ràng hơn bằng cách tiết kiệm rất nhiều chi phí chung của bạn bằng cách chuyển sang một văn phòng từ xa. Khi tất cả tiền thuê nhà và tiền điện của bạn giảm xuống bằng 0 (chưa kể đến số tiền tiết kiệm được từ nhân viên của bạn, những người không còn phải đi đến chỗ làm nữa!), bạn có thể tăng hóa đơn tiền lương và tìm kiếm các thành viên có giá trị cao hơn trong nhóm.
Tuy nhiên, đối với một nhóm siêu hiệu quả, bạn cần học cách quản lý lực lượng lao động từ xa. Chắc chắn, mọi người đều đánh giá cao những quyền tự do mà bạn đang cung cấp, nhưng làm thế nào bạn đảm bảo rằng bạn sẽ nhận được chất lượng công việc từ nhân viên của mình?
Điều đó nói rằng, khi bạn tập trung nỗ lực quản lý lực lượng lao động vào một nhóm từ xa, lợi ích là vô tận. Hãy nghĩ đến các trung tâm hỗ trợ khách hàng 24/7 với nhiều ngôn ngữ, các đại lý bán hàng sống và cảm nhận thị trường của họ, và một nhóm trong mơ được tập hợp lại từ nhóm tài năng toàn cầu để tìm kiếm ứng viên hoàn hảo, chứ không chỉ là người phù hợp nhất trong khu vực địa phương của bạn.
5. Đo lường năng suất của nhân viên với phần mềm theo dõi thời gian
Cho dù chúng ta đang nói về các nhóm làm việc từ xa hay các bộ phận nội bộ, phần mềm theo dõi thời gian là một công cụ giám sát tuyệt vời cho bạn biết liệu nhóm của bạn có đang thực hiện theo các tiêu chuẩn mà bạn mong đợi hay không.
Đó là một hệ thống đơn giản: khi mỗi cá nhân bắt đầu làm việc, họ sẽ bắt đầu bấm giờ. Khi họ làm xong, họ tắt nó đi. Phần mềm theo dõi thời gian tốt nhất sẽ tự động đồng bộ bộ hẹn giờ của từng thành viên trong nhóm với hệ thống nội bộ của bạn. Sau đó, bạn có thể xem có bao nhiêu đơn vị công việc mà mỗi nhân viên đã hoàn thành trong khoảng thời gian được báo cáo của họ và có được ý tưởng toàn diện về năng suất của họ.
Báo cáo theo dõi thời gian là một số liệu tuyệt vời để xem xét trong đánh giá trực tiếp. Tuy nhiên, với tư cách là người quản lý, bạn có thể kiểm tra năng suất vào đầu mỗi tuần và chủ động khi cần thiết. Gọi một cuộc họp nhanh, không chính thức để giải quyết các nguyên nhân gốc rễ khi các nhiệm vụ bị quá tải. Các biện pháp can thiệp nhỏ, thường xuyên khi năng suất giảm là trọng tâm của việc thúc đẩy quản lý lực lượng lao động hiệu quả.
Quản lý lực lượng lao động hiệu quả với Bitrix24
Miễn phí, không giới hạn số lượng người dùng
ĐĂNG KÝ NGAY HÔM NAY
6. Lập kế hoạch dự án của bạn dựa trên dữ liệu từ nhóm của bạn
Trình theo dõi thời gian thu thập thông tin có thể được chuyển theo nhiều hướng khác nhau. Quản lý dự án có thể là hiệu quả nhất trong số này - một lĩnh vực mà việc hiểu thời gian là vô cùng quan trọng.
Trong thực tế, bạn áp dụng dữ liệu được thu thập về thời lượng của mọi nhiệm vụ để quản lý lực lượng lao động của mình. Kỹ thuật này giúp bạn có được mức trung bình cho các công việc hàng ngày, chẳng hạn như viết một bài đăng trên blog hoặc lập kế hoạch cho một tuần trên mạng xã hội. Sau đó, bạn có thể tạo quy trình công việc với các khung thời gian đáng tin cậy mà bạn có thể chia sẻ với khách hàng của mình và tính toán ROI của từng bước trong quá trình thực hiện, bao gồm cả tiền lương của nhân viên.
Tuy nhiên, các dự án không bao giờ dễ dàng và bạn có thể gặp một số trục trặc không mong muốn trên đường đi. Trình theo dõi thời gian của bạn sẽ chỉ cho bạn trực tiếp nơi xảy ra sự cố để bạn có thể sửa chữa liên kết đó trong chuỗi. Tuy nhiên, cũng nên tính toán xem bạn nên tính thêm bao nhiêu thời gian cho từng dự án để đề phòng những chậm trễ không thể đoán trước. Thêm thời gian vào các mẫu quy trình làm việc của bạn và giữ cho báo giá của bạn phù hợp với kết quả của bạn.
7. Giảm tải các công việc nhàm chán cho tự động hóa
Chúng tôi đã gợi ý về chìa khóa này trước đây, nhưng tự động hóa xứng đáng có phần riêng trong hướng dẫn quản lý lực lượng lao động hiệu quả. Chúng là các thuật toán đơn giản mà bạn có thể tùy chỉnh để loại bỏ các tác vụ đơn giản, lặp đi lặp lại khỏi quy trình làm việc của mình.
Ngày nay, hầu hết tất cả các phần mềm quản lý lực lượng lao động đều có tính năng tự động hóa và người dùng yêu thích chúng. Lấy ví dụ, một mẫu quy trình công việc tự chạy. Tất cả các nhiệm vụ của bạn được kết nối với nhau, vì vậy khi một nhiệm vụ được đánh dấu là hoàn thành, nhiệm vụ tiếp theo sẽ được giao cho người thích hợp. Những người phụ thuộc này đóng vai trò là chỉ huy thứ hai của người quản lý dự án, đảm bảo mọi người có đủ công việc để tiếp tục ngay cả khi người quản lý thực tế không có mặt tại văn phòng.
Bằng cách cắt giảm thời gian và không gian dành cho các nhiệm vụ lặp đi lặp lại này, bạn có thể tập trung nỗ lực của nhóm mình vào các nhiệm vụ cần đầu vào của con người. Một ví dụ tuyệt vời về điều này là để đánh giá. Là người quản lý, bạn có thể lấy ra một báo cáo chi tiết về hiệu suất và hiệu quả của từng nhân viên chỉ bằng một nút bấm, thay vì lưu giữ các bản ghi thủ công có thể dễ dàng biến mất.
8. Khuyến khích trách nhiệm giải trình ở mọi cấp độ
Trách nhiệm giải trình thường được sử dụng theo nghĩa tiêu cực, mang lại công lý cho những người đã làm sai. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta nhìn nhận trách nhiệm giải trình qua lăng kính quyền sở hữu? Thay vì đổ lỗi khi có sự cố xảy ra, nhóm của bạn có thể xem các dự án như đứa con của họ và nhận được tất cả những lời khen ngợi xứng đáng khi mọi việc diễn ra suôn sẻ.
Khi mỗi người chịu trách nhiệm về vai trò cá nhân của họ, cũng như đối với một dự án tổng thể, bạn sẽ tránh được tình huống khó chịu khi không ai chắc chắn họ đang ở giai đoạn nào. Thay vào đó, bạn có một nhóm các nhà lãnh đạo đã sẵn sàng và chờ đợi để nắm quyền kiểm soát tình huống.
Khuyến khích trách nhiệm giải trình bắt đầu từ khi giới thiệu — cho mỗi thành viên trong nhóm biết trách nhiệm của họ là gì và họ nên báo cáo với ai. Tiếp theo, khi bạn đang thiết lập các hướng dẫn trong phần mềm quản lý dự án của mình, bạn có thể chỉ định một người chịu trách nhiệm để mọi người biết ai đang lãnh đạo từng nhiệm vụ. Giữ lời khen ngợi của bạn ở chế độ công khai và lời phê bình của bạn ở chế độ riêng tư để mỗi thành viên trong nhóm có thêm động lực để tiến lên.
9. Tìm kiếm hiệu quả thông qua giao tiếp
Giao tiếp rõ ràng, hiệu quả là nguyên lý chính của một nhóm hoạt động tốt. Không có nó, bạn sẽ dẫn đến sự bối rối, thất vọng và lãng phí thời gian. Đặc biệt khi nói đến các nhóm làm việc từ xa, giao tiếp kém có thể khiến các cá nhân cảm thấy bị cô lập và không có động lực, điều này gây bất lợi cho việc quản lý lực lượng lao động hiệu quả.
Giao tiếp bắt đầu ở giai đoạn giới thiệu nơi bạn vạch ra các mục tiêu cuối cùng của tổ chức của mình và cho mỗi nhân viên mới biết họ sẽ đóng vai trò gì trong việc đạt được những mục tiêu đó. Tiếp theo, bạn nên thúc đẩy một hệ thống phân cấp tương đối bằng phẳng, theo đó mọi thành viên trong nhóm đều cảm thấy thoải mái khi đề xuất ý tưởng mới và đặc biệt là đánh dấu rủi ro cho tổ chức.
Tạo các chính sách bao gồm các công cụ giao tiếp nào sẽ được sử dụng cho mục đích nào cũng như cách sử dụng chúng. Bạn có muốn cho phép liên lạc ngoài giờ làm việc hoặc đảm bảo nhóm của bạn có thể kết thúc ngày làm việc mà không sợ điện thoại của họ đổ chuông vào đêm khuya. Một chính sách liên lạc vững chắc có thể bảo vệ quyền riêng tư của nhóm bạn, đồng thời giúp họ luôn vui vẻ và có động lực trong ngày làm việc.
10. Tập trung vào cải tiến liên tục trong quản lý lực lượng lao động
Không có giải pháp duy nhất cho tất cả các vấn đề về hiệu quả của bạn, nhưng nếu bạn tập trung nỗ lực quản lý lực lượng lao động theo định kỳ, bạn sẽ đặt mình vào
vị trí tốt nhất để duy trì các tiêu chuẩn cao. Bằng cách liên tục điều chỉnh cách tiếp cận của mình, bạn có thể loại bỏ nhu cầu đầu tư lớn và giai đoạn thích ứng để đại tu hoàn toàn dịch vụ của mình.
Một trong những giếng cải tiến phong phú nhất đi kèm với công nghệ mới. Khi những đổi mới quan trọng được tung ra thị trường, các tổ chức thường tranh giành để tận dụng chúng. Ví dụ, điện toán đám mây hợp tác và
phần mềm hội nghị truyền hình với cuộc gọi video HD đã cho phép các văn phòng từ xa phát triển mạnh mẽ, trong khi các hệ thống thông tin nguồn nhân lực đang cách mạng hóa công tác tuyển dụng.
Tương tự như vậy, bạn có thể liên hệ với khách hàng của mình để biết thông tin về hiệu quả hoạt động của bạn. Thu thập phản hồi và xem người dùng của bạn thực sự muốn gì. Bằng cách đó, bạn có thể tự tin bắt tay vào các chiến lược mới, thay vì lãng phí thời gian và nguồn lực để đi sai hướng. Để có thói quen cải tiến liên tục, hãy cân nhắc lên lịch họp hàng tháng với các trưởng bộ phận để chính thức hóa ý định của bạn.
Lời kết
Nếu bạn gặp khó khăn với năng suất của nhóm, hãy bắt đầu với phần mềm quản lý lực lượng lao động như Bitrix24. Với một vị trí trung tâm để khởi chạy tất cả các chiến lược tối ưu hóa của mình, bạn có thể điều chỉnh, đo lường và báo cáo về mọi tiến bộ trong nhóm của mình.
Đừng lo lắng nếu bạn đang cần tiết kiệm chi phí. Bạn có thể
đăng ký miễn phí ngay hôm nay và khám phá cách một công cụ đã được 10.000.000 công ty và tổ chức sử dụng có thể cách mạng hóa công cụ của bạn.
