10 Chìa Khóa Cần Thiết Để Thành Công Khi Làm Việc Từ Xa Với Khách Hàng

Làm việc với khách hàng từ xa có vô số lợi ích cho doanh nghiệp của bạn. Từ việc giảm chi phí chung đến khả năng làm việc trên toàn cầu, bạn có thể trở nên linh hoạt và tham vọng hơn rất nhiều cho tổ chức của mình. Tuy nhiên, rõ ràng là các công ty muốn làm việc từ xa cần phải thành thạo một bộ kỹ năng hoàn toàn khác so với các đối tác tại văn phòng của họ. 

Đó là lý do tại sao chúng tôi đã tổng hợp 10 chìa khóa thiết yếu để thành công khi làm việc từ xa với khách hàng. Chúng ta sẽ đi sâu vào các chiến lược, kỹ năng và giải pháp công nghệ mà bạn cần để bắt đầu hoạt động. Vì vậy, nếu bạn đang muốn tận dụng tối đa hoạt động kinh doanh B2C dựa trên đám mây, hãy đọc tiếp. 

1. Tính toán những gì bạn có thể cung cấp

Trước khi tiếp cận khách hàng, bạn có thể đặt ra rất nhiều nền tảng. Điều này đặc biệt quan trọng đối với những nhà lãnh đạo đang khởi động một dự án kinh doanh mới: thật khó để biết khả năng thực sự của bạn là gì hoặc những khó khăn nào đang ở phía trước nếu không có kinh nghiệm thực tế. Tuy nhiên, nó cũng có thể áp dụng được cho các công ty đã thành lập muốn mở rộng hoặc thực hiện các loại dự án khác nhau.

Một trong những chìa khóa thành công khi làm việc từ xa với khách hàng là đảm bảo bạn có khả năng đảm nhận nhiệm vụ. Bạn có phần mềm phù hợp để cộng tác và giao tiếp không? Bạn có bộ kỹ năng phù hợp trong nhóm của mình để đạt được những gì bạn đặt ra không? Bạn có thể xử lý nhiều dự án cùng một lúc không? Tất cả những điều này có thể được đề cập trong kế hoạch kinh doanh của bạn, sau đó đã đến lúc thử nghiệm nó. 

Thu thập dữ liệu về hiệu suất của bạn là rất quan trọng để biết chính xác những gì bạn có thể cung cấp. Với phần mềm theo dõi thời gian, bạn có thể đo lường thực tế các nhiệm vụ sẽ mất bao lâu. Tất cả dữ liệu này rất quan trọng để đưa ra các thỏa thuận cấp độ dịch vụ được đảm bảo khi làm việc với khách hàng từ xa. 

Có thể đó là một công việc khá tẻ nhạt, nhưng về lâu dài nó sẽ mang lại kết quả. Thay vì làm tổn hại danh tiếng của bạn bằng dịch vụ kém, bạn có thể tạo dựng niềm tin với khách hàng và nhận phản hồi mà bạn có thể sử dụng để thu hút nhiều doanh nghiệp hơn.

2. Quyết định các công cụ và quy trình bạn sẽ áp dụng

Với các nền tảng hiện có đáp ứng mọi nhu cầu kinh doanh của bạn, không có lý do gì để áp dụng cách tiếp cận nhanh chóng đối với các công cụ và quy trình tổ chức của bạn. Khi bạn đã cùng nhau hành động, những người xung quanh bạn có thể nhận ra điều đó từ cách xa cả dặm. Nó truyền tải tính chuyên nghiệp và sự tin cậy, chưa kể đến việc giảm căng thẳng trong cuộc sống làm việc hàng ngày của bạn. 

Ngay cả khi làm việc một mình, bạn cũng không thể đạt được năng suất cao nhất nếu không có tổ chức. Đó là lý do tại sao rất nhiều nhà lãnh đạo doanh nghiệp và người tự kinh doanh thuê những phần lớn hoạt động não bộ của họ cho các thuật toán nhỏ thông minh. Nói một cách đơn giản, bạn có thể tận dụng tốt lịch để giảm nhu cầu ghi nhớ nhiệm vụ và thực hiện nhiệm vụ của mình thông qua công cụ quản lý dự án với hình ảnh Kanban, thay vì hình dung nó trong đầu bạn. 

Ở cấp độ cá nhân hơn, bạn rất dễ mắc phải những thói quen xấu khi làm việc ở nhà hoặc nếu công việc bạn nhận được không nhất quán. Do đó, một thói quen có cấu trúc là chìa khóa thành công của chúng tôi khi làm việc từ xa với khách hàng. 

3. Hãy toàn diện về quy trình giới thiệu khách hàng của bạn

Khi làm việc với khách hàng từ xa, quy trình giới thiệu của bạn là điểm giao tiếp quan trọng đầu tiên. Điều này làm cho nó trở thành một cơ hội vàng mà bạn nên sử dụng cho tất cả những gì nó có giá trị. Chắc chắn, bạn có thể xem xét các khía cạnh kỹ thuật như các mốc quan trọng của dự án, nhưng đừng bỏ lỡ cơ hội kết nối với khách hàng ở cấp độ cá nhân. 

Tuy nhiên, cuối cùng thì quy trình giới thiệu sẽ giải thích cách các bạn có thể giúp đỡ lẫn nhau để tạo dựng mối quan hệ hợp tác thành công và lâu dài. Do đó, một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn là giải thích cách các bạn sẽ làm việc cùng nhau bằng các công cụ cộng tác dựa trên đám mây. Bạn nên hướng dẫn họ các khía cạnh như cách tìm tài liệu quan trọng trong kho lưu trữ trực tuyến của bạn và chỉnh sửa tài liệu trong thời gian thực, cũng như trấn an họ rằng tất cả dữ liệu của họ đều an toàn. 

Mặc dù nhiều chìa khóa dẫn đến thành công khi làm việc từ xa với khách hàng tập trung vào các kỹ năng cứng mà bạn có thể áp dụng, quá trình giới thiệu của bạn còn tiến xa hơn nữa. Đúng, bạn vạch ra những kỳ vọng và tạo tiền đề cho sự hợp tác, nhưng bạn cũng đang có những bước tiến nghiêm túc sang một lĩnh vực ít hữu hình hơn: niềm tin. Khi tạo dựng được lòng tin, bạn sẽ cải thiện khả năng phải làm việc lặp đi lặp lại hoặc liên tục và có được chút thời gian khi có sự cố xảy ra ngoài tầm kiểm soát của bạn. 

4. Lập kế hoạch (và bám sát) chiến lược truyền thông

Khi suy nghĩ về cách làm việc với khách hàng từ xa, không cần phải là thiên tài cũng nhận ra rằng giao tiếp là tất cả. Tuy nhiên, việc này không dễ dàng như gửi tin nhắn sau mỗi lần cập nhật vào tất cả các giờ trong ngày. Có vô số cạm bẫy trong giao tiếp, chẳng hạn như khiến khách hàng của bạn quá tải và mất thông tin quan trọng. Tuy nhiên, tất cả những điều này có thể tránh được bằng một chiến lược được cân nhắc kỹ lưỡng - và không quá khó để thực hiện.

Kinh nghiệm sẽ hướng dẫn bạn điều gì hiệu quả và điều gì không, nhưng bạn có thể bắt đầu một cách đơn giản. Trong chiến lược giao tiếp, bạn nên bao gồm các cập nhật định kỳ với khách hàng: các cuộc gọi video ngắn, hàng tuần để phác thảo tiến trình của bạn và mang đến cho khách hàng cơ hội phản hồi. Ngoài những cuộc gọi này, chìa khóa để làm việc từ xa với khách hàng của chúng tôi khuyên bạn nên giới hạn mọi hoạt động liên lạc ở một nơi. Theo nguyên tắc chung, email và tin nhắn tức thời có thể trở nên lộn xộn, vì vậy hãy sử dụng công cụ quản lý tác vụ của bạn để luôn ngăn nắp.

5. Lưu giữ hồ sơ tất cả các thông tin liên lạc của bạn

Một trong những chìa khóa hàng đầu để làm việc từ xa với khách hàng là tạo mối quan hệ cá nhân và nghề nghiệp chặt chẽ bằng cách ghi lại các thông tin liên lạc và thỏa thuận bằng văn bản trong CRM. Không cần phải dựa vào trí nhớ quá tải của mình, bạn có thể hỏi bọn trẻ dạo này thế nào, tham khảo lại những thông tin liên lạc trước đó và mang lại trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng.

Những nhân viên từ xa có kinh nghiệm sẽ cho bạn biết rằng một trong những chìa khóa thành công khác khi làm việc từ xa với khách hàng là ghi chú chi tiết khi bạn giao tiếp với họ. Khi kết thúc cuộc gọi, bạn có thể xem lại các chủ đề đã thảo luận và các thỏa thuận đã đạt được trước khi tạo và giao các nhiệm vụ liên quan.

Việc lưu giữ hồ sơ liên lạc của bạn có lợi ích gấp đôi. Thứ nhất, nó xóa tan mọi nhầm lẫn và loại bỏ khả năng bạn quên những gì mình đã nói. Tuy nhiên, đó cũng là một kỷ lục đáng tin cậy có thể giúp bạn bảo vệ nếu mọi việc trở nên tồi tệ.

Để có tác động tối đa, chúng tôi thực sự khuyên bạn nên ghi chú theo cách có cấu trúc. Cách tốt nhất để làm điều này là ghi lại tất cả các ghi chú của bạn và tạo tất cả nhiệm vụ ngay trong ứng dụng quản lý dự án của bạn. Hoàn thành với thời hạn, cộng tác viên, hướng dẫn và tài nguyên, bạn có thể sử dụng công cụ tạo nhiệm vụ của mình làm danh sách kiểm tra mà không để bất kỳ điều gì bị bỏ qua mà không được chú ý. 

6. Hãy có phương pháp đáp ứng nhu cầu của khách hàng

Mặc dù việc tạo các mẫu dự án đáng tin cậy là một cách tiết kiệm thời gian tuyệt vời nhưng điều quan trọng là bạn phải tính đến nhu cầu của khách hàng cùng với phong cách làm việc của mình. Ví dụ: nếu khách hàng của bạn ở múi giờ khác, bạn không thể gọi cho họ vào lúc nửa đêm chỉ vì điều đó thuận tiện cho bạn.

Trước khi đi vào chi tiết, hãy dành thời gian nghiên cứu một chút về người mà bạn đang giao dịch. Bạn có thể tạo danh sách kiểm tra các lĩnh vực cần xem xét, chẳng hạn như họ có bao nhiêu người trong công ty, người liên hệ chính của bạn là ai và tuyên bố sứ mệnh của họ là gì. Chú ý theo cách này đóng vai trò quan trọng trong chìa khóa thành công của chúng tôi khi làm việc từ xa với khách hàng, chủ yếu vì nó giúp bạn cung cấp trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng. 

7. Đồng ý về thời hạn có thể đạt được - và tuân thủ chúng

Nếu bạn mới bắt đầu sự nghiệp với tư cách là một chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể đã gặp phải những khó khăn khi hứa hẹn quá mức để đảm bảo các hợp đồng. Điều này hoàn toàn có thể hiểu được. Bạn muốn thúc đẩy hoạt động kinh doanh, vì vậy bạn nắm bắt mọi cơ hội bằng cả hai tay và tìm hiểu chi tiết sau.

Đây không phải là một chiến lược ngắn hạn thảm khốc, nhưng bạn sẽ sớm thấy mình làm việc quá sức - không dành toàn bộ sự chú ý cho từng dự án và không kịp thời hạn. Tất cả những điều này góp phần làm tan vỡ niềm tin. Do đó, một trong những chìa khóa thành công nhất khi làm việc từ xa với khách hàng là thảo luận về thời hạn với khách hàng và chỉ hứa những gì bạn có thể thực hiện một cách trung thực. Hãy nhớ rằng: hứa ít hơn và làm nhiều hơn là làm ngược lại. 

8. Phân tích hiệu suất của bạn và liên tục cải thiện

Chúng ta đang sống trong một thế giới có nhịp độ nhanh, nếu bạn không chú ý và không liên tục cải thiện chiến lược của mình thì bạn sẽ bị tụt lại phía sau. Điều này đòi hỏi phải có nhiều sự tự suy ngẫm để đón đầu xu hướng. 

Cách dễ nhất để tìm kiếm những cải tiến là có chính sách cởi mở với nhóm của bạn. Họ đang ở trên chiến trường và họ biết điều gì không hiệu quả - và thường đưa ra đề xuất về cách hợp lý hóa nó.

Để có chiến thuật dựa trên dữ liệu nhiều hơn, các công cụ quản lý dự án tốt nhất sẽ cung cấp cho bạn bộ phân tích hiệu suất đầy đủ, nơi bạn có thể xác định các rào cản trước khi chúng phát triển thành các vấn đề có thể phá hỏng dự án của bạn. 

Bằng cách chú ý đến những yếu tố này, bạn có thể giải quyết vấn đề trong khi chúng vẫn có thể quản lý được thay vì phải xem xét lại toàn bộ chiến lược của mình. Điều này chuyển thành một cách tiếp cận chuyên nghiệp, truyền cảm hứng cho sự tự tin ở khách hàng. 

9. Nhận phản hồi mang tính xây dựng từ khách hàng của bạn

Vào cuối ngày, bí quyết kinh doanh thành công là mang đến cho khách hàng những gì họ muốn. Và còn cách nào tốt hơn để làm điều đó hơn là với những người hiểu bạn nhất? 

Do đó, là một trong những chìa khóa đơn giản nhất dẫn đến thành công khi làm việc từ xa với khách hàng, chúng tôi khuyên bạn nên tiếp cận phản hồi - nhưng phải có hệ thống về phản hồi đó. Email và cuộc gọi rất hữu ích cho những nhận xét kỳ quặc chỗ này chỗ kia, nhưng đó hầu như không phải là cách tiếp cận hiệu quả nhất. Thay vào đó, bạn có thể hướng dẫn khách hàng của mình nhận được phản hồi đáng tin cậy hơn về lĩnh vực bạn muốn làm việc. 

Ví dụ: nếu bạn lo lắng về khả năng giao tiếp của mình, hãy tùy chỉnh biểu mẫu để bao gồm thang đo mức độ hài lòng trượt trước khi cung cấp hộp văn bản để cung cấp thêm thông tin. Sau đó, bạn có thể lấy ra các báo cáo dễ phân tích để xem các chủ đề chung và đào tạo nhóm của mình để giải quyết chúng tốt hơn trong tương lai. 

10. Đừng ngại thúc đẩy các dự án trong tương lai

Khi xem xét cách làm việc với khách hàng từ xa, bạn có thể dễ dàng nhận thấy thành công qua lăng kính của từng dự án. Nhưng bạn sẽ làm gì sau khi hoàn thành công việc của mình?

Những nhà lãnh đạo có tầm nhìn xa nhất luôn tìm kiếm bước tiếp theo cho hoạt động kinh doanh của mình và đủ táo bạo để thực hiện nó. Không có gì xấu hổ khi yêu cầu người liên hệ chính của bạn ghi nhớ bạn về chiến dịch tiếp theo của họ hoặc thậm chí đề xuất các bước đi tiếp theo của họ. 

Ngay cả khi họ không còn việc làm cho bạn nữa, những khách hàng hài lòng vẫn sẵn sàng đưa ra lời chứng thực khen ngợi dịch vụ của bạn. Cho dù bạn chia sẻ những lời nói tử tế của họ trên mạng xã hội, giới thiệu chúng trên trang web của bạn hay sử dụng chúng trong các chiến dịch tiếp thị thì những đánh giá tích cực từ khách hàng trước đây là một công cụ tiếp thị vô giá - thậm chí còn tốt hơn nếu họ chia sẻ chúng với mạng lưới của riêng họ. 

Khi được nội bộ hóa trong toàn bộ nhóm của bạn, 10 chìa khóa thiết yếu dẫn đến thành công khi làm việc từ xa với khách hàng chắc chắn sẽ mang lại thành công lớn hơn cho doanh nghiệp của bạn. Tuy nhiên, bạn cần đưa ra các khuôn khổ để tạo điều kiện thuận lợi cho các chiến lược mới của mình. Trong khi một số trong số này liên quan đến sự thay đổi trong văn hóa làm việc, thì một số khác lại đơn giản hơn nhiều để thực hiện. 

Bitrix24 kết hợp tất cả công nghệ được đề cập trong bài viết này để tạo nên một nền tảng kinh doanh toàn diện. Không còn sự tích hợp run rẩy, chuyển đổi giữa các ứng dụng hoặc tìm kiếm một sản phẩm mới - một trụ sở trực tuyến để khởi động tất cả các dự án của bạn một cách dễ dàng.

Nếu điều đó có vẻ giống loại hệ thống mà công ty bạn cần thì việc bắt đầu không thể nào dễ dàng hơn được. Đăng ký Bitrix24 ngay hôm nay và đưa các dự án từ xa của bạn lên một tầm cao mới. 

Câu hỏi thường gặp

Chìa khóa thành công khi làm việc từ xa với khách hàng bao gồm:

• Đặt kỳ vọng rõ ràng ngay từ đầu
• Lưu giữ hồ sơ bằng văn bản về các quyết định đã đưa ra
• Sử dụng công nghệ làm đồng minh của bạn
• Triển khai kế hoạch truyền thông hiệu quả
• Không ngừng cải thiện chiến lược của bạn

Khi bạn không thể gặp mặt trực tiếp, cách tốt nhất để thu hút khách hàng là:

• Email và cuộc gọi điện thoại để liên hệ
• Hội nhập toàn diện để tìm hiểu nhau
• Cuộc gọi video để tìm hiểu chi tiết
• Công cụ quản lý dự án đám mây để liên lạc liên quan đến nhiệm vụ
• Các biểu mẫu có thể tùy chỉnh cho phản hồi có cấu trúc

Khi không ở bên nhau, thật khó để duy trì mối quan hệ với khách hàng. Tuy nhiên, chìa khóa thành công của chúng tôi khi làm việc từ xa với khách hàng đề xuất các phương pháp sau:

• Đăng ký thường xuyên qua cuộc gọi video
• Các cập nhật chính trong phần mềm quản lý tác vụ của bạn
• Linh hoạt để đáp ứng nhu cầu của họ
• Bám sát thời hạn trong suốt quá trình
• Cung cấp dịch vụ của bạn cho các dự án trong tương lai

Làm việc từ xa đề cập đến sự sắp xếp chuyên nghiệp trong đó nhân viên làm việc từ các địa điểm bên ngoài môi trường văn phòng truyền thống.

Hãy minh bạch, trung thực và có trách nhiệm. Luôn hoàn thành công việc chất lượng cao đúng thời hạn, chủ động giao tiếp và giải quyết các mối quan ngại khi chúng phát sinh. Duy trì thái độ chuyên nghiệp và thể hiện sự quan tâm thực sự đến nhu cầu của khách hàng.

Các công cụ cộng tác phổ biến bao gồm nền tảng quản lý dự án (ví dụ: Bitrix24, Trello, Asana), dịch vụ chia sẻ tệp và nền tảng giao tiếp.

Thiết lập thói quen hàng ngày, đặt mức độ ưu tiên, chia nhiệm vụ thành các cột mốc nhỏ hơn và theo dõi tiến trình của bạn. Sử dụng các công cụ quản lý thời gian và giảm thiểu sự xao lãng để duy trì sự tập trung.

Sử dụng mật khẩu mạnh, xác thực đa yếu tố và các kênh liên lạc được mã hóa. Luôn cập nhật phần mềm và thiết bị, đồng thời tuân theo các nguyên tắc của công ty về lưu trữ và chia sẻ dữ liệu. Hãy thận trọng với các mạng Wi-Fi công cộng.