10 Câu Hỏi Mà Các Nhà Quản Lý Dự Án Nên Hỏi Trong Phiên Phân Tích Dự Án Trước Khi Dự Án Bắt Đầu

Mục lục

Cho dù đó là những đứa trẻ đang làm việc theo cách của chúng, hay cách đặt câu hỏi Socrate cao cấp để tìm kiếm câu trả lời cho vũ trụ, các câu hỏi luôn là cơ sở để có được thông tin nhằm giúp vẽ nên một bức tranh lớn.

Hội chứng kẻ giả mạo có thể ngăn mọi người không muốn bị xem là ngu ngốc. Sự không quan tâm ngăn cản một số nghiên cứu sâu hơn. Một lịch trình dày đặc khiến người khác bỏ qua các câu hỏi để tiết kiệm một chút thời gian.

Nhưng kết quả luôn giống nhau. Các vấn đề không được kiểm soát khi dự án của bạn thất bại trong khi bạn có thể tự giải quyết mọi rắc rối bằng một số câu hỏi đơn giản ngay từ đầu. Đó là lý do tại sao chúng tôi ở đây với một số câu hỏi thường gặp dành cho các nhà quản lý dự án tạo tiền đề cho sự thành công. 

Chúng tôi sẽ đề cập đến những câu hỏi cơ bản cần hỏi khi tham gia một dự án mới và đi sâu vào các mẹo và thủ thuật có thể cải thiện hơn nữa nỗ lực của bạn. Vì vậy, nếu bạn đang tìm cách lập kế hoạch cho các dự án của mình như một người chuyên nghiệp, hãy đọc tiếp!

1. Mục đích cuối cùng của dự án là gì?

Đôi khi bạn nghĩ đây là câu hỏi luôn có trong phần dự báo dự án, nhưng mọi người thường quên đi mục đích thực sự của những gì họ đang làm. Câu hỏi đứng đầu dành cho những người quản lý dự án luôn là mục tiêu vĩ mô là gì, và nó phải có một câu trả lời đơn giản. Tăng doanh thu, thị trường mới, nhiều người đăng ký hơn, giảm chi phí và cải thiện mức độ hài lòng của khách hàng đều là những ví dụ hoàn hảo về mục tiêu tổng thể. 

Lý do khiến câu hỏi này rất quan trọng là nó rất dễ bị kéo vào vũng lầy của những gì bạn thực sự nên làm. Nếu bạn thấy câu trả lời là “bởi vì các đối thủ cạnh tranh của chúng tôi đã làm điều đó”, thì bạn cần nghiên cứu thêm một cách tổng thể và khách quan. 

2. Hậu quả của việc không thực hiện dự án là gì?

Câu hỏi về điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không chạy dự án luôn là câu hỏi ưu tiên dành cho những người quản lý dự án. Mọi người có thể dễ dàng rơi vào cái bẫy của việc bận rộn trước hàng loạt nhiệm vụ để cảm thấy như mình đang làm gì đó, nhưng cuối cùng, họ hiểu ra, nếu những nỗ lực đó được tập trong vào những việc khác thì kết quả có thể sẽ tốt hơn. Hãy chọn lựa thiết thực hơn trong mọi việc. Bằng cách tránh hoàn toàn dự án, bạn có thể hướng nhóm của mình đến các hoạt động hiệu quả hơn hoặc hoàn thành những công việc đang bị đình trệ. 

Tất nhiên, thường có những hậu quả của việc không thực hiện dự án cần được xem xét giải quyết trong phân tích dự án của bạn. Những hậu quả có thể gay gắt như việc bị mất danh tiếng, hoặc đơn giản là dánh mất nhân khẩu học mới vào tay đối thủ cạnh tranh của bạn. Bằng cách phân tích các hệ quả, bạn thường có thể bổ sung các mục tiêu chính và phụ của dự án của mình.

3. Các chỉ số hiệu suất chính (KPI) là gì?

Nếu bạn đã nghe nó một lần, bạn đã nghe nó cả triệu lần - nếu bạn không thể đo lường nó, bạn không thể cải thiện nó. 

Thay vì điên cuồng bắt đầu một dự án mà không có ý tưởng rõ ràng về nơi bạn đang đi, một trong những câu hỏi cơ bản nhất đối với các nhà quản lý dự án là KPI của bạn sẽ là bao nhiêu. KPI là các tiêu chuẩn cho phép bạn đo lường thành công và có thể thay đổi tùy theo dự án. 

Các ví dụ cổ điển về KPI của dự án bao gồm:

• Tăng cơ sở dữ liệu khách hàng

• Cải thiện hiệu quả của một quy trình

• Giảm chi phí chung

• Tăng doanh số bán hàng

Tất cả các ví dụ này đều rất dễ theo dõi miễn là bạn thiết lập phân tích của mình một cách chính xác khi bắt đầu dự án. Để giữ cho dự án của bạn đi đúng hướng, bạn phải luôn theo dõi các chỉ số KPIs. Các nhóm nhanh nhẹn thường sử dụng bảng Kanban với mỗi KPI được ghim trong một cột, mọi người có thể nhìn thấy trong nháy mắt. 

4. Ai là các bên liên quan chính?

Các kế hoạch được sắp xếp tốt nhất có thể bị đổ vỡ nếu bạn bỏ qua các bên liên quan chính của mình. Cho dù đó là các pháp nhân, những người ra quyết định trong nhóm của bạn hay các nhà cung cấp bên ngoài, bạn cần tất cả mọi người trong hội đồng quản trị và được thông báo từ ngày đầu tiên của dự án của bạn.

Mặc dù đây là một trong những câu hỏi quản lý dự án phổ biến nhất, nhưng nó vẫn cần được sửa đổi kỹ lưỡng trong quá trình phân tích dự án của bạn. Các bên liên quan điển hình bao gồm:

• Thành viên của nhóm

• Cộng tác viên bên ngoài

• Những người có thể gặp hậu quả vì kết quả làm việc của bạn

• Các nhà tài trợ

• Những người có ảnh hưởng đến quyết định

• Trở ngại

Mỗi bên liên quan cần sự chú ý của riêng họ. Ví dụ, nếu bạn gặp trở ngại liên tục trong công ty, có thể là một nhà quản lý tài chính miễn cưỡng giải phóng vốn, thì chiến lược dự án của bạn nên bao gồm các cách khắc phục các vấn đề. Tương tự, nếu bạn đang trong quá trình xây dựng, bạn sẽ phải tìm ra chiến lược PR để thuyết phục người dân địa phương bật đèn xanh cho kế hoạch của bạn. 

Việc không xác định được các bên liên quan của bạn là ai và bạn nên đối phó với họ như thế nào sẽ mở ra cánh cửa cho tất cả các loại gián đoạn bất ngờ khi nó ít được chào đón nhất.

Bitrix24 cung cấp phần mềm quản lý dự án tốt nhất 

Người dùng miễn phí không giới hạn

ĐĂNG KÝ NGAY HÔM NAY

5. Chúng ta cần đưa ra những quyết định quan trọng nào?

Với sự hiểu biết rõ ràng về mục tiêu bạn muốn và những người có liên quan, các câu hỏi tiếp theo cho quản lý dự án sẽ xoay quanh các quyết định chính mà bạn cần thực hiện. Sử dụng phân tích dự án của bạn để xác định các bước quan trọng nhất cần thực hiện và những gì có thể cản trở các quyết định này. 

Một số quyết định quan trọng của bạn sẽ dựa vào việc nhận được sự đồng ý từ các bên liên quan của bạn. Ví dụ: nếu bạn cần một khoản ngân sách bất thường để thực hiện dự án của mình, bạn sẽ cần một đề xuất bất thường để trình bày với những người ra quyết định chính. 

Tất nhiên, có một số quyết định mà người quản lý dự án có quyền tự đưa ra. Đây vẫn là một trong những câu hỏi quan trọng nhất của dự án cần đặt ra ở giai đoạn đầu của trò chơi. Nhiều quyết định có khả năng bị hiểu sai hoặc khiến một số bên liên quan của bạn gặp bất lợi. Do đó, bạn cần phải chuẩn bị để biện minh cho các quyết định quan trọng của mình trước khi bắt đầu. 

6. Bạn cần những công cụ nào để cộng tác nhịp nhàng?

Khi bạn ở trong tình huống áp lực cao, điều cuối cùng bạn muốn là bị chặn bởi các quy trình hành chính. Do đó, lựa chọn một hệ thống đưa tất cả bạn vào cùng một nơi và đồng thuận là một trong những câu hỏi quan trọng nhất đối với các nhà quản lý dự án trước khi bắt đầu. Quên chuyển từ hệ thống này sang hệ thống khác, 20 lần đăng nhập khác nhau và tích hợp phức tạp vá mọi thứ lại với nhau. Hãy sử dụng cùng một hệ thống ngay từ đầu và bạn sẽ loại bỏ được tất cả các loại khó khăn về sau.

Nơi đầu tiên để bắt đầu là với phần mềm quản lý dự án của bạn. Với khả năng hiển thị cho tất cả các bên quan tâm và giao tiếp rõ ràng, ngắn gọn trong chính nền tảng, bạn tránh bị mất thông tin trong quá trình truyền dữ liệu. Các tài liệu cộng tác là một bổ sung tuyệt vời khác. Thay vì gửi một loạt các phiên bản mới qua email, tất cả bạn có thể làm việc đồng thời trên cùng một tệp và lưu giữ lịch sử hữu ích cho bất cứ khi nào bạn cần xem lại các bản nháp trước đó.

7. Chúng ta có thể sắp xếp hợp lý những gì?

Những đội xuất sắc nhất là những đội dường như không bao giờ chịu ngồi yên. Họ luôn tìm cách để cải thiện và tất cả những gì làm việc chăm chỉ đằng sau hậu trường thể hiện như một cách tiếp cận dường như dễ dàng đối với bản thân các dự án. 

Khi chúng ta nói về việc sắp xếp hợp lý, chúng ta không có nghĩa là làm cho một nửa đội ngũ trở nên dư thừa và dồn gấp đôi công việc lên những người khác. Thay vào đó, một trong những cách thông minh nhất để hợp lý hóa các quy trình của bạn là thông qua tự động hóa. 

Theo nguyên tắc chung, nếu một nhiệm vụ có vẻ nhàm chán, lặp đi lặp lại và không hoàn thành, thì đó là một ứng cử viên hàng đầu cho tự động hóa. Chúng tôi đang nói về việc phân công nhiệm vụ, đánh giá tài liệu, các sự kiện lặp lại và những lời nhắc gần như quá hạn. Quên việc phải kiểm tra tiến độ của từng nhiệm vụ hàng giờ, hàng giờ và thuê ngoài một số công việc của bạn cho các thuật toán. 

8. Chúng ta đã từng thực hiện một dự án tương tự trong quá khứ chưa?

Bạn có thể cắt bỏ một lượng lớn thời gian và nỗ lực lãng phí bằng cách nhìn về quá khứ để tìm câu trả lời. Không có cảm giác nào tốt hơn là áp dụng các bài học đã học, vì vậy hãy đảm bảo đưa vào câu hỏi của bạn những nhận thức sâu sắc cần đặt ra khi tham gia một dự án mới. 

Với mọi dự án, bạn nên thu thập dữ liệu để phân tích. Nó thậm chí không cần quá phức tạp - các công cụ quản lý thời gian là một nơi tuyệt vời để bắt đầu vì chúng có thể xác định vị trí của các yếu tố chặn hoặc vị trí mà nhóm của bạn chỉ đơn giản là không hiểu nhau.

Nhưng không chỉ những lỗi trong quá khứ mà bạn có thể xem xét. Bạn cũng có thể rút ra những thành công của mình. Hãy loại bỏ bớt căng thẳng trong việc lập kế hoạch dự án của bạn bằng cách tạo các mẫu quy trình làm việc mà bạn có thể sao chép và dán để bắt đầu ngay lập tức. Để hiệu quả hơn nữa, trong phần phản ánh sau dự án, bạn có thể điều chỉnh mẫu của mình dựa trên những gì đã xảy ra đúng hay sai và thực hiện các cập nhật bạn cần trong khi chúng vẫn còn mới trong bộ nhớ.

9. Các cột mốc và thời hạn của chúng ta là gì?

Theo nguyên tắc chung, thời hạn là thứ mang lại tính cấp thiết cho một dự án. Nếu không có sự ràng buộc về thời gian, các nhiệm vụ sẽ dễ dàng bị lặp lại, ngăn cản dự án của bạn thành hình và dẫn đến thất vọng. Vì vậy, một trong những câu hỏi quan trọng nhất đối với các nhà quản lý dự án là thời gian của dự án.

Thời hạn tổng thể là gì và làm thế nào bạn có thể sắp xếp tất cả các nhiệm vụ của mình vào một lịch trình cho phép bạn đạt được ngày đó? Một cách dễ dàng để cấu trúc thời hạn và thời gian biểu của bạn là sử dụng biểu đồ Gantt - một hình ảnh trực quan về lịch, nơi bạn có thể thêm các nhiệm vụ làm khối xây dựng, xác định bất kỳ khoảng thời gian rảnh nào.

Mỗi nhóm nhiệm vụ có thể tạo nên một cột mốc quan trọng mà bạn có thể phân tích với tư cách là một nhóm bằng cuộc gọi điện video. Các cuộc họp này là nơi bạn có thể phản ánh lại hiệu suất của mình và đưa ra các quyết định chiến lược cho tương lai. Các nhóm nhanh nhẹn có xu hướng chia các dự án của họ thành “nước rút” trong một hoặc hai tuần. Với một cuộc họp trực tiếp hàng ngày để giải quyết mọi khó khăn trước mắt và một cuộc họp kéo dài hơn sau mỗi sprint, bạn sẽ tăng cơ hội duy trì dự án của mình trong phạm vi và ngân sách. 

10. Các yếu tố rủi ro liên quan đến dự án là gì?

Vì toàn bộ mục đích đằng sau các câu hỏi dành cho các nhà quản lý dự án là chuẩn bị đầy đủ cho một dự án sắp tới, còn thời điểm nào tốt hơn để ngồi xuống và chỉ ra những rủi ro dự kiến? 

Mặc dù chúng tôi đã để nó cho đến cuối danh sách, quản lý rủi ro nên được bao gồm trong mỗi phiên phân tích dự án. Nó là biện pháp bảo vệ cuối cùng chống lại những bất ngờ khó chịu, và một khi bạn bắt đầu, nó không khó như bạn nghĩ. 

Tổ chức một cuộc họp trong đó các bên liên quan chính nêu ra những rủi ro tiềm tàng đối với dự án - mưa trong một bữa tiệc ngoài trời, các vấn đề về giấy phép pháp lý hoặc thậm chí là sự tấn công có chủ ý từ các đối thủ. Sau đó, bạn có thể phân loại rủi ro của mình thành những rủi ro mà bạn có thể tránh hoàn toàn, giảm thiểu bằng các nỗ lực nội bộ, chuyển giao cho bên thứ ba hoặc chấp nhận như một vấn đề không thể tránh khỏi. 

Bằng cách bao gồm quản lý rủi ro trong các câu hỏi của bạn dành cho người quản lý dự án, bạn có thể cần thêm một chút thời gian vào lịch trình ban đầu của mình. Tuy nhiên, an toàn với kiến ​​thức bạn đã bao phủ tất cả các cơ sở của mình ngay từ đầu, bạn sẽ sẵn sàng cho bất cứ điều gì theo cách của bạn. 

Với mười câu hỏi dành cho người quản lý dự án trong danh sách của chúng tôi, bạn nên chuẩn bị kỹ lưỡng hơn để đối mặt với các vấn đề khi bắt tay vào thực hiện các dự án của mình. Chúng giúp định hướng mục tiêu, thời gian và phân bổ nguồn lực của bạn - những lĩnh vực kinh điển mà bạn nghĩ đến khi nghĩ về câu hỏi nào thường được giải quyết bằng dự báo dự án. 

Vì vậy, bây giờ bạn đã có chiến lược của mình, một trong những câu hỏi cuối cùng của dự án là bạn sẽ thực hiện nó như thế nào. Với Bitrix24, bạn sẽ có được một nền tảng quản lý dự án mạnh mẽ cũng như một loạt các công cụ khác để loại bỏ căng thẳng và phỏng đoán.

Bắt đầu hoàn toàn miễn phí, vì vậy hãy đăng ký Bitrix24 ngay hôm nay và xem cách bạn có thể hợp lý hóa mọi yếu tố trong dự án của mình.

Câu hỏi thường gặp

Những câu hỏi nào bạn trả lời khi bạn quản lý một dự án?

• Một số câu hỏi thường gặp nhất đối với các nhà quản lý dự án bao gồm:
• Tại sao chúng tôi thực hiện dự án?
• Khung thời gian của dự án như thế nào?
• Nguồn nhân lực và tài chính hiện có là gì?
• Tôi cần đưa ra những quyết định quan trọng nào?
• Các rủi ro là gì?

Dự báo dự án thường giải quyết những câu hỏi nào?

1. Phạm vi dự án là gì và làm thế nào để chúng ta đo lường nó?
2. Mục đích cuối cùng của dự án là gì?
3. Chúng ta có thể đặt niềm tin vào những nguồn tài nguyên nào?
4. Những yếu tố nào có thể làm chệch hướng nỗ lực của chúng ta?
5. Chúng ta nên tính đến những rủi ro và bất trắc nào?