Các Ứng Dụng Theo Dõi Thời Gian Làm Việc Tốt Nhất Dành Cho Người Làm Nghề Tự Do và Chủ Doanh Nghiệp Nhỏ
Ứng dụng theo dõi thời gian làm việc là các ứng dụng phần mềm được thiết kế để giúp các cá nhân và doanh nghiệp theo dõi thời gian của họ cho các nhiệm vụ, dự án và hoạt động khác nhau. Chúng thường bao gồm các tính năng như bộ hẹn giờ, công cụ quản lý dự án và báo cáo cung cấp thông tin chi tiết về cách sử dụng thời gian.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ thảo luận về lợi ích của việc sử dụng các ứng dụng theo dõi thời gian làm việc dành cho người làm việc tự do và chủ doanh nghiệp nhỏ, cũng như các tính năng bạn cần tìm khi chọn một ứng dụng. Sau đó, chúng tôi sẽ xem xét các ứng dụng theo dõi thời gian làm việc tốt nhất trên thị trường, tính đến giá cả, tính năng, tính dễ sử dụng và các tùy chọn tích hợp của chúng.
Cuối cùng, bạn sẽ có tất cả thông tin cần thiết để chọn ứng dụng tốt nhất cho bạn và doanh nghiệp của mình.
Lợi ích của việc sử dụng ứng dụng theo dõi thời gian làm việc
Các ứng dụng theo dõi thời gian có rất nhiều lợi ích cho các dịch giả tự do và chủ doanh nghiệp nhỏ, bao gồm:
Tăng năng suất
Một trong những lợi ích chính của việc sử dụng các ứng dụng theo dõi thời gian làm việc là tăng năng suất. Bằng cách theo dõi thời gian của họ, các cá nhân có thể thấy thời gian của họ được sử dụng như thế nào và xác định những lĩnh vực mà thời gian của họ được sử dụng không hiệu quả. Kiến thức này giúp người dùng điều chỉnh thói quen làm việc của họ và trở nên hiệu quả hơn.
Ví dụ: nếu một freelancer nhận thấy rằng họ đang dành nhiều thời gian cho email hoặc mạng xã hội, họ có thể quyết định giới hạn thời gian ở đó để tập trung hơn vào công việc có thể thanh toán.
Và với ước tính khoảng 759 tỷ đô la bị mất hàng năm do lãng phí thời gian của nhân viên, những năng suất này sẽ sớm tăng lên!
Các ứng dụng theo dõi thời gian làm việc cũng có thể giúp người dùng tập trung vào công việc của họ, với sự thể hiện trực quan về tiến độ của họ là một động lực đã được chứng minh.
Cải thiện quản lý thời gian
Một lợi ích khác của việc sử dụng các ứng dụng theo dõi thời gian làm việc là cải thiện khả năng quản lý thời gian. Bằng cách theo dõi thời gian của họ, các cá nhân có thể xem họ dành bao nhiêu thời gian cho từng nhiệm vụ hoặc dự án, sau đó ưu tiên công việc của họ cho phù hợp. Họ có thể xác định các nhiệm vụ chiếm nhiều thời gian trong ngày hơn mức cần thiết và thực hiện bất kỳ điều chỉnh cần thiết nào.
Giả sử một người làm nghề tự do nhận thấy rằng họ đang dành nhiều thời gian cho các nhiệm vụ quản trị hơn là cho công việc có thể tính phí. Trong trường hợp đó, họ có thể quyết định ủy thác một số nhiệm vụ đó hoặc thuê ngoài chúng cho một trợ lý ảo. Điều này có thể giải phóng nhiều thời gian hơn cho công việc có thể lập hóa đơn (tạo ra lợi nhuận) và chứng minh việc sử dụng thời gian của họ hiệu quả hơn.
Thanh toán và hóa đơn chính xác
Các ứng dụng theo dõi thời gian làm việc cũng giúp lập hóa đơn và lập hóa đơn chính xác. Bằng cách theo dõi thời gian của họ, các cá nhân có thể đảm bảo rằng họ đang tính phí cho khách hàng một cách chính xác - không tính phí quá thấp cho công việc của họ. Điều này đặc biệt quan trọng đối với những người làm việc tự do làm việc theo giờ, vì việc thanh toán chính xác có thể có tác động rất lớn đến thu nhập của họ.
Ngoài ra, một số ứng dụng bao gồm các tính năng lập hóa đơn và nhắc nhở thanh toán. Những điều này giúp những người làm việc tự do và chủ doanh nghiệp nhỏ - nơi dòng tiền rất quan trọng - theo dõi hóa đơn của họ và đảm bảo rằng họ được thanh toán đúng hạn.
Quản lý dự án tốt hơn
Cuối cùng, các ứng dụng theo dõi thời gian làm việc có thể giúp quản lý dự án tốt hơn. Bằng cách theo dõi thời gian của họ trong từng dự án, các cá nhân có thể xác định các lĩnh vực mà họ có thể cần điều chỉnh cách tiếp cận hoặc phân bổ thêm nguồn lực. Họ thậm chí có thể sử dụng dữ liệu do ứng dụng cung cấp để đưa ra quyết định sáng suốt hơn về các dự án trong tương lai.
Ví dụ: nếu một freelancer nhận thấy rằng họ luôn dành nhiều thời gian hơn cho một loại dự án cụ thể so với dự kiến, họ có thể điều chỉnh giá cả hoặc cách tiếp cận của mình. Theo thời gian, điều này có thể dẫn đến các dự án có lợi nhuận và thành công hơn.
Có thể dễ dàng đánh giá sai cách bạn thực sự sử dụng thời gian của mình. Twitter có cách làm cho giờ tan thành mây khói (và nóng)... Các ứng dụng này có thể phản ánh chính xác hơn, vì vậy bạn có thể thực hiện các thay đổi cần thiết để tối ưu hóa thời gian và lợi nhuận của mình.
Các tính năng cần xem xét khi chọn ứng dụng theo dõi thời gian làm việc
Các trình theo dõi thời gian khác nhau sẽ đi kèm với các tính năng khác nhau, nhưng đây là những tính năng bạn nên chú ý:
Tính năng theo dõi thời gian
Tất nhiên, họ sẽ theo dõi thời gian của bạn. Nhưng những trình theo dõi tốt nhất cung cấp nhiều công cụ cùng với tính năng cốt lõi này.
Hãy tìm một ứng dụng cho phép bạn thêm hoặc chỉnh sửa các mục nhập thời gian, nếu cần, theo cách thủ công. Một cân nhắc quan trọng khác là liệu ứng dụng có hỗ trợ theo dõi thời gian tự động hay không. Tính năng này cho phép ứng dụng tự động theo dõi thời gian dựa trên hoạt động của người dùng trên máy tính hoặc thiết bị di động của họ. Điều này có thể đặc biệt hữu ích đối với những người làm việc tự do làm việc với nhiều nhiệm vụ hoặc dự án trong suốt cả ngày, những người có thể không nhớ bắt đầu và dừng đồng hồ bấm giờ cho từng nhiệm vụ hoặc dự án.
Cuối cùng, khả năng theo dõi thời gian ngoại tuyến, tạo báo cáo thời gian và đặt cảnh báo khi một nhiệm vụ hoặc dự án mất nhiều thời gian hơn dự kiến đều là những phần thưởng hữu ích.
Tính năng quản lý dự án
Một cân nhắc quan trọng khác khi chọn ứng dụng theo dõi thời gian làm việc là các tính năng quản lý dự án của nó. Ứng dụng phải cho phép người dùng tổ chức các nhiệm vụ và dự án của họ theo cách hợp lý và trực quan, chẳng hạn như theo loại khách hàng hoặc dự án.
Một số ứng dụng cũng bao gồm các tính năng cộng tác, chẳng hạn như khả năng chia sẻ tệp hoặc liên lạc trực tiếp với các thành viên trong nhóm trong ứng dụng. Điều này có thể đặc biệt hữu ích cho các chủ doanh nghiệp nhỏ làm việc với các nhóm từ xa hoặc dịch giả tự do làm việc với khách hàng trên cơ sở từng dự án.
Tính năng lập hóa đơn và thanh toán
Đối với những người làm việc tự do và chủ doanh nghiệp nhỏ, các tính năng lập hóa đơn và thanh toán cũng rất hữu ích. Ứng dụng sẽ cho phép người dùng dễ dàng tạo và gửi hóa đơn dựa trên thời gian được theo dõi cho từng dự án hoặc khách hàng. Nó cũng sẽ hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán và tiền tệ.
Các tính năng theo dõi thanh toán và gửi lời nhắc thanh toán cho khách hàng quá hạn cũng rất hữu ích. Điều này có thể giúp những người làm việc tự do và các chủ doanh nghiệp nhỏ quản lý dòng tiền của họ hiệu quả hơn và đảm bảo rằng họ được trả tiền cho công việc của mình một cách kịp thời.
Tích hợp với các công cụ khác
Cuối cùng, điều quan trọng là phải xem xét liệu ứng dụng theo dõi thời gian làm việc có tích hợp với các công cụ khác mà bạn sử dụng hay không. Ví dụ: nếu bạn sử dụng một công cụ quản lý dự án, lý tưởng nhất là bạn muốn có một ứng dụng theo dõi thời gian tích hợp liền mạch với nó. Điều này sẽ giúp bạn hợp lý hóa quy trình làm việc của mình và tránh mất thời gian nhập dữ liệu trùng lặp...
Bằng cách chọn một ứng dụng đáp ứng nhu cầu cụ thể của mình, bạn có thể hợp lý hóa quy trình làm việc, quản lý thời gian hiệu quả hơn và cuối cùng đạt được thành công lớn hơn trong nỗ lực làm việc tự do hoặc kinh doanh nhỏ của mình.
Các ứng dụng theo dõi thời gian làm việc hàng đầu dành cho dịch giả tự do và chủ doanh nghiệp nhỏ
Theo dõi thời gian là điều cần thiết đối với những người làm việc tự do và chủ doanh nghiệp nhỏ để theo dõi giờ làm việc, đo lường năng suất và lập hóa đơn chính xác cho khách hàng của họ. Tuy nhiên, thời gian theo dõi thủ công có thể tẻ nhạt và dễ xảy ra lỗi, dẫn đến lập hóa đơn không chính xác và giảm năng suất.
Đó là lúc các ứng dụng theo dõi thời gian làm việc ra đời.
Các ứng dụng này tự động hóa quy trình theo dõi, giúp người dùng dễ dàng quản lý thời gian, theo dõi dự án và lập hóa đơn cho khách hàng một cách chính xác.
Với rất nhiều ứng dụng theo dõi thời gian làm việc có sẵn, việc chọn một ứng dụng phù hợp có thể khiến bạn choáng ngợp. Chúng tôi đã chọn một số sản phẩm tốt nhất trên thị trường vào danh sách rút gọn, chú ý nhiều nhất đến các tính năng mà các dịch giả tự do và doanh nghiệp nhỏ cần nhất.
Toggl
(Android, iOS, Windows, macOS, Linux, Web và tiện ích mở rộng trình duyệt)
Ưu điểm:
- Một bậc miễn phí hào phóng cho phép bạn truy cập vào tất cả các ứng dụng của nó
- Phát hiện nhàn rỗi tuyệt vời dựa trên trạng thái mở/đóng của Chrome
- Toggl Track tích hợp với Zapier để bắt đầu các mục thời gian khi các sự kiện lịch bắt đầu, thêm các mục mới vào bảng tính, v.v.
- Gói miễn phí chỉ phù hợp với các nhu cầu theo dõi cơ bản nhất - bất kỳ tính năng nào khác sẽ cần gói Premium
- Không có tính năng lập kế hoạch hoặc quản lý tác vụ.
- Miễn phí cho tối đa năm người dùng; $9/người dùng/tháng khi thanh toán hàng năm cho gói Starter.
RescueTime
(Android, iOS, Windows, macOS, Linux, Chrome, Firefox, Brave)
- Tuyệt vời để giúp bạn tập trung—bạn xác định các hoạt động đủ điều kiện là 'làm việc sâu' và đặt mục tiêu hàng ngày, trong khi ứng dụng chặn các trang web mà bạn phân loại là 'cá nhân'
- Tính năng báo cáo chi tiết
- Người dùng không thể theo dõi thời gian cho các dự án hoặc nhiệm vụ riêng lẻ.
- Không cho phép bạn xuất giờ hoặc tạo hóa đơn
- Đường cong học tập dốc
Ứng dụng theo dõi thời gian đa năng tốt nhất dành cho người làm nghề tự do và doanh nghiệp nhỏ
Theo dõi thời gian hoàn hảo cho công việc và nhiệm vụ với lời nhắc nhiệm vụ và thông báo theo thời gian thực. Kế hoạch khối lượng công việc. Truy cập 24/7 từ mọi thiết bị.
HourStack
Web, Di động (Android, iOS)
Ưu điểm:
- Giao diện bóng bẩy và tích hợp
- Dễ sử dụng
- Các tính năng xuất và báo cáo cơ bản
- Thiếu các dự án hoặc tỷ lệ có thể thanh toán
Timing
Web; Di động (iOS); Máy tính để bàn (macOS)
Ưu điểm:
- Tính năng phân tích thời gian mạnh mẽ
- Đơn giản để sử dụng
- Không có tỷ lệ hàng giờ hoặc tính năng ngân sách
- Được tạo chủ yếu cho macOS
Float
Web; Di động (Android, iOS)
Ưu điểm:
- Lập kế hoạch cực kỳ thân thiện với người dùng
- Phân tích hiệu suất đơn giản
- Thiếu báo cáo cho thời gian theo dõi
- Không có báo cáo PDF (chỉ xuất)
Trackingtime
Web, Di động (Android, iOS), Máy tính để bàn (MacOS, Windows, Linux)
Ưu điểm:
- Tốt toàn diện: tính năng và khả năng truy cập
- Khả năng báo cáo ấn tượng
- Các tùy chọn tích hợp đáng thất vọng (chỉ là tiện ích mở rộng của trình duyệt)
- Không có ngân sách tiền tệ
Bitrix24
Ưu điểm:
- Theo dõi thời gian nhiệm vụ tự động
- Bài hướng dẫn
- Quản lý dự án và các tính năng truyền thông
- Tích hợp với Dropbox, Google Docs, Office 365
- Tùy chọn miễn phí bao gồm tất cả các chức năng mà hầu hết các dịch giả tự do và các doanh nghiệp nhỏ sẽ cần
Lời kết
Với ứng dụng theo dõi thời gian phù hợp, bạn không phải lo lắng về việc lên lịch và tính toán cho ngày làm việc của mình. Bạn có thể dễ dàng bắt đầu và dừng bộ hẹn giờ, nhập các mục nhập thời gian theo cách thủ công, xuất hoặc xem lại dữ liệu của mình để lập kế hoạch và lập hóa đơn tốt hơn. Bằng cách tự động hóa luồng dữ liệu giữa các ứng dụng khác và trình theo dõi thời gian mà bạn chọn, bạn sẽ có thể sử dụng thời gian quý báu của mình vào những việc thực sự quan trọng và có ý nghĩa..
Bitrix24 là công cụ theo dõi thời gian hoàn hảo cho các dịch giả tự do và chủ doanh nghiệp nhỏ. Ngoài các chức năng theo dõi thời gian cốt lõi, chúng tôi còn có thông báo và lời nhắc nhiệm vụ, chế độ tự động lấy nét, tìm kiếm nhanh, bộ lọc nhiệm vụ và truy cập 24/7 từ mọi thiết bị.
Các tính năng của chúng tôi so sánh với bất kỳ trình theo dõi thời gian chuyên dụng nào trên thị trường. Chúng tôi tình cờ có CRM, quản lý dự án và các công cụ cộng tác ở trên cùng. Tất cả được tích hợp liền mạch với phần mềm lưu trữ dựa trên đám mây hàng đầu.
Làm việc cùng hoặc di chuyển nhanh chóng và dễ dàng. Nói lời tạm biệt với những cơn đau đầu khi tung hứng nửa tá mật khẩu và giao diện khác nhau.
Bắt đầu miễn phí ngay hôm nay và xem lý do tại sao 12 triệu người dùng trên toàn thế giới tin tưởng vào giải pháp nơi làm việc trực tuyến tất cả trong một của chúng tôi.
