Lập Kế Hoạch Nguồn Lực Trong Quản Lý Dự Án: 10 Lời Khuyên Cho Người Quản Lý Dự Án
Các nhà quản lý dự án thông minh và có trách nhiệm hiểu rằng một dự án mới cần được tiếp cận với sự cẩn trọng, tôn trọng kết quả và chú ý đến từng chi tiết. Cần phải nghiên cứu kỹ lưỡng và cẩn thận khi lập kế hoạch nguồn lực trong quản lý dự án để có thể trả lời những điều sau:
- Làm thế nào để thúc đẩy nhóm của mình mà không gây ra tình trạng kiệt sức?
- Làm thế nào để không bị vượt quá ngân sách?
- Làm thế nào để hoàn thành đúng hạn?
Mục đích của hoạch định nguồn lực trong quản lý dự án là gì?
Trong quá trình hoàn thành một dự án, nhóm của bạn có thể gặp một số vấn đề. Một số trong số chúng có thể bao gồm một số, nếu không phải tất cả, những điều dưới đây:
Phạm vi dự án vượt ra khỏi tầm tay. Đây là khi các yêu cầu và các hành động khác cần thiết để hoàn thành dự án bắt đầu lan tỏa và vượt qua phạm vi ban đầu.
- Sắp hết ngân sách.
- Những thay đổi và thiếu hụt nhân sự khó lường trước được.
- Hết thời gian.
- Nhiệm vụ không được giám sát đúng cách dẫn đến việc bỏ lỡ hạn chót.
Quản lý tài nguyên dự án nhằm giúp bạn đạt được những điều sau:
- Tăng hiệu quả
- Tài nguyên được sử dụng hợp lý
- Cung cấp đầu ra tốt nhất
- Tạo hình mẫu cho các dự án trong tương lai
- Cải thiện sự hài lòng và động lực trong công việc
- Giữ chân nhân viên tốt hơn
- Tránh làm việc quá sức ở tất cả các cấp độ
- Xây dựng lòng tin và mối quan hệ tốt hơn với khách hàng và/hoặc người tiêu dùng
10 Lời khuyên để Lập kế hoạch Nguồn lực
Luôn luôn hữu ích nếu bạn có một lộ trình để thực hiện mọi việc, đặc biệt là nếu bạn chưa từng làm điều tương tự trước đây. Lập kế hoạch nguồn lực trong quản lý dự án có thể gây khó khăn đặc biệt sau khi xem xét tất cả những thứ phụ thuộc vào kế hoạch đã hoàn thành. Rất may, người ta không phải đi một mình. Một nhà quản lý giỏi hiểu rằng bản thân họ không giỏi và tiếp tục tập hợp một đội ngũ nhân viên có năng lực và được đào tạo bài bản sẽ không chỉ giúp đưa ra một kế hoạch đúng đắn mà còn chủ động đưa kế hoạch đó vào hành động cho đến khi dự án thành công. hoàn thành. Dưới đây là 10 lời khuyên dành cho các nhà quản lý dự án.
Các công cụ lập kế hoạch nguồn lực hiệu quả
Số lượng người dùng không giới hạn
ĐĂNG KÝ MIỄN PHÍ
1. Đặt các thông số rõ ràng
Những sai sót và thiếu sót chủ yếu đến từ những kỳ vọng không được đáp ứng và thông tin sai lệch. Có thể nói, trước khi chạm đất chạy, điều quan trọng là phải xác định một số yếu tố cần thiết:
- Bạn sẽ báo cáo với ai
- Phạm vi của dự án
- Tất cả các nhiệm vụ được sắp xếp theo mức độ ưu tiên
- Đội bạn như thế nào
- Tiến trình và thời hạn dự kiến
2. Đừng ngại hỏi
Nếu bạn biết mình có thể làm được, nếu bạn tin tưởng vào đội của mình và hiểu những gì dự án đòi hỏi, đừng ngần ngại yêu cầu những gì và ai bạn cần. Đừng ngại mời mọi người vào nhóm của bạn và yêu cầu các nguồn lực mà bạn biết rằng bạn sẽ cần để hoàn thành dự án thành công. Nếu không, bạn sẽ phải bắt đầu với một điểm chấp và bạn sẽ phải thay đổi tất cả những người có liên quan. Đừng ngại đàm phán để có thêm thời gian, nguồn cung cấp hoặc bất kỳ thứ gì khác mà bạn mong đợi nhóm của mình cần khi lập kế hoạch nguồn lực trong quản lý dự án. Hãy ghi nhớ kết quả mong muốn của dự án để bạn cũng có thể hình dung những gì bạn và nhóm của bạn cần để hoàn thành nó.
3. Nhìn về quá khứ
Mặc dù bạn là người mới tham gia dự án, nhưng rất có thể ai đó trong công ty đã làm điều gì đó tương tự trong quá khứ. Đào sâu vào kho lưu trữ của bạn và tìm kiếm quy trình làm việc, ghi chú về phân bổ tài nguyên trong quản lý dự án và kế hoạch từ các dự án trước mà bạn có thể sử dụng làm mẫu cho của mình. Cập nhật mọi thứ khi bạn tiếp tục và sửa đổi chúng để phù hợp với nhu cầu của bạn. Việc làm này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn mang lại cho bạn sự an tâm nhất định.
Thực tế là người khác đã thực hiện cùng (hoặc gần giống) dự án nên bạn có tài nguyên của riêng mình, nếu cần, có thể rất hữu ích khi bạn lo lắng về cách quản lý tài nguyên trên nhiều dự án.
4. Lập kế hoạch cho sự thất bại
Nghe có vẻ như là một sự nhầm lẫn nhưng, đôi khi, để thành công, bạn cần phải nhường chỗ cho một số thất bại. Mọi thứ sẽ không phải lúc nào cũng diễn ra hoàn hảo theo kế hoạch, cho dù bạn có cố gắng thế nào đi nữa. Những thử thách và chướng ngại vật sẽ xuất hiện khiến bạn bất chấp để đưa ra giải pháp nhanh chóng và bạn phải cố gắng làm được điều đó trên đôi chân của mình. Một người quản lý dự án thông minh sẽ luôn có một kế hoạch dự phòng cho mọi thứ.
Kinh nghiệm sẽ dạy cho bạn biết rằng nếu một thứ xảy ra sai, mọi thứ khác sẽ xảy ra và hầu hết thời gian, một cái gì đó sẽ không thành công. Bạn cần lập kế hoạch cho những sự kiện không may này trong quản lý tài nguyên dự án để không bị bất ngờ đề phòng.
5. Đừng đặt nó vào khuôn khổ cứng ngắc
Bạn có thể xem xét các thay đổi trong tài nguyên của mình mà không ai khác cảm thấy hoặc biết bất cứ điều gì. Chuyển đổi liền mạch là dấu hiệu của một nhà quản lý dự án giỏi.
6. Theo dõi tiến độ và hành động khi cần thiết
Có thể biết bạn đang ở đâu về các nhiệm vụ và dự án của mình có thể có nghĩa là một thế giới khác biệt trong việc có thể giao hàng đúng hạn và đúng ngân sách. Sử dụng các công cụ quản lý dự án nhanh nhẹn như biểu đồ Gantt và bảng Kanban để theo dõi sát sao khối lượng công việc được hoàn thành. Bao gồm giám sát và quản lý khối lượng công việc trong phân bổ nguồn lực trong quản lý dự án.
Theo dõi tiến trình của bạn không chỉ cho phép bạn giám sát năng suất mà còn cho phép bạn nắm bắt những khoảnh khắc chiến thắng, bất kể quy mô nào. Điều này mang lại cho bạn cơ hội để ăn mừng những chiến thắng này với đội của bạn. Làm như vậy sẽ làm phong phú hơn nữa tinh thần đồng đội, truyền cảm hứng cho hiệu suất tốt hơn và tăng động lực. Tương tự như vậy, bạn sẽ có thể phát hiện ra những người đang tụt hậu trong nhiệm vụ của họ để bạn có thể huấn luyện họ và cố vấn để họ hoàn thành tốt hơn.
7. Kiểm tra với nhóm của bạn thường xuyên
Dù bạn ở đâu hoặc bất kể nhóm của bạn có phân tán đến đâu, hãy bắt đầu làm việc với họ chỉ để kiểm tra xem họ đang hoạt động như thế nào một cách chuyên nghiệp, kể cả về mặt cảm xúc và tinh thần. Một nhà quản lý có trách nhiệm không chỉ quan tâm đến chất lượng và sự kịp thời của công việc mà còn quan tâm đến sức khỏe của các thành viên trong nhóm. Các cuộc họp này nên được thực hiện thường xuyên với cả các thành viên trong nhóm và khách hàng để thường xuyên tóm tắt cho họ về tiến độ của dự án.
Những cuộc kiểm tra này không phải nhất thiết phải là các cuộc họp rộng rãi. Chúng có thể là những cuộc trò chuyện nhóm ngắn có thể được thực hiện trong vài phút. Và bạn không cần phải nói về kinh doanh mọi lúc. Điều quan trọng là duy trì kết nối với nhóm và khách hàng của bạn và giao tiếp với họ. Nó cũng giúp làm cho mọi người khác cảm thấy rằng họ luôn có thể liên hệ với bạn nếu họ cần.
8. Sử dụng các công cụ lập kế hoạch tài nguyên
Với tư cách là người quản lý, bạn không nên chọn sử dụng các công cụ tại nơi làm việc và đưa chúng vào kế hoạch nguồn lực trong quản lý dự án. Có rất nhiều phần mềm và công cụ trực tuyến mà bạn có thể sử dụng để làm cho công việc trôi chảy dễ dàng hơn và công việc quản lý một nhóm bớt căng thẳng hơn một chút. Bitrix24 cung cấp các công cụ như vậy và hơn thế nữa mà không phải trả thêm phí.
Bạn có thể tận hưởng phần mềm chức năng và đáng tin cậy để trợ giúp cho các nhiệm vụ và quản lý dự án, thông tin liên lạc, thậm chí cả quan hệ khách hàng và nguồn nhân lực. Tất cả chúng đều dễ sử dụng, tiện lợi và cực kỳ hữu ích khi phải dùng tay.
9. Kiểm tra đi và kiểm tra lại
Có thể sẽ rất xấu hổ khi bạn trình bày dự án đã hoàn thành chỉ để thấy rằng nó có đầy lỗi. Tuy nhiên, hầu hết trong nhiều tình huống, đôi mắt của chúng ta có thể đánh lừa chúng ta. Khi công việc đã rất quen thuộc, những sai lầm được ngụy tạo và không được chú ý. Điều này dẫn đến lãng phí nhiều thời gian hơn cho những công việc thừa mà lẽ ra phải được thực hiện đúng trong lần đầu tiên. Tạo hệ thống phân cấp kiểm tra chất lượng, nếu bạn muốn và đưa nó vào lập kế hoạch tài nguyên trong quản lý dự án.
Chỉ định các trưởng nhóm sẽ vượt qua bất kỳ nhiệm vụ nào đã hoàn thành để phát hiện sai sót và sửa chữa kịp thời. Bạn, người quản lý dự án sẽ là điểm dừng cuối cùng trước khi dự án hoàn thành được trình bày cho khách hàng và những người cấp trên khác.
10. Tóm tắt, tìm hiểu và lưu trữ
Khi một dự án được hoàn thành và giao thành công, hãy tập hợp nhóm của bạn lại với nhau trong một cuộc họp cuối cùng. Kỷ niệm cột mốc quan trọng với mỗi người cũng như với dự án. Ghi nhận những đóng góp, nỗ lực của mọi người và kết quả xuất sắc sẽ không chỉ khiến họ cảm thấy hài lòng về công việc họ đã làm. Điều này cũng sẽ thúc đẩy họ, tạo ra những nhân viên trung thành và giúp họ thành công hơn nữa.
Sau lễ kỷ niệm, hãy thu thập những suy nghĩ của họ, những gì họ đã học được và những gì họ sẽ làm khác đi. Chia sẻ thông tin chi tiết của bạn cũng như lưu giữ mọi thứ được ghi lại và biên soạn để tạo ra một tập hợp các bước về cách quản lý tài nguyên trên nhiều dự án, tạo một mẫu mới cho những người quản lý dự án khác sử dụng trong tương lai. Giữ tất cả các tệp thích hợp trong ổ đĩa công ty của bạn để dễ dàng truy cập.
Lời kết về lập kế hoạch nguồn lực trong quản lý dự án
Trở thành một nhà quản lý dự án không bao giờ là điều dễ dàng vì bạn phải giải quyết rất nhiều việc và nhiều người khác nhau cùng một lúc. Rất may, những thứ giống nhau và mọi người có thể nhận được dự án của bạn từ điểm bắt đầu đến khi hoàn thành. Với rất nhiều kế hoạch tài nguyên thông minh và được tính toán trước trong quản lý dự án, tất cả những gì bạn thực sự cần là các công cụ và bạn là người vàng.
Với một kế hoạch nguồn lực chắc chắn và hợp lý, bạn có thể hoàn thành nhiệm vụ của mình cho đến khi toàn bộ dự án hoàn thành. Thêm vào kế hoạch nguồn lực nhóm người phù hợp, công cụ hiệu quả và giao tiếp liên tục; bạn có thể mong đợi kết quả ấn tượng và một dự án được thực hiện tốt.
Câu hỏi thường gặp
Quản lý tài nguyên là gì và tại sao nó lại quan trọng?
Lập kế hoạch nguồn lực trong quản lý dự án là cách giao nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm của bạn để đảm bảo mọi người trong số họ được sử dụng đầy đủ và năng suất được tối đa hóa. Giai đoạn ban đầu cũng là nơi mà việc phân bổ nguồn lực trong quản lý dự án được thực hiện một cách có hệ thống và điều này liên quan đến nhiều thứ hơn là lực lượng lao động hoặc các nhiệm vụ. Điều này bao gồm tính đến phần cứng và phần mềm của bạn như một phần của nguồn cung cấp cũng như các nhiệm vụ và quản lý và giám sát dự án, phân bổ giờ làm việc và theo dõi sản lượng và hoạt động cho đến khi bạn đáp ứng thời hạn hoặc hoàn thành dự án.
Ví dụ về quản lý tài nguyên là gì?
Vì tài nguyên có thể là kho hoặc nguồn cung cấp người và vật, nên có nhiều hình thức quản lý tài nguyên. Một số cách phổ biến hơn - mặc dù hầu hết mọi người có thể không biết chúng là loại quản lý tài nguyên - bao gồm:
- Nhân sự - Quản lý nhân tài, bao gồm tuyển dụng, giới thiệu và đào tạo cũng như quản lý hiệu suất, lương thưởng và phúc lợi và trả lương.
- Quản lý tài chính - Quá trình giám sát tài sản và nợ phải trả của công ty.
- Quản lý cơ sở vật chất - Quản lý việc bảo trì, sử dụng và bảo trì một tòa nhà văn phòng cũng như các tiện nghi, phần hoàn thiện và đồ đạc bên trong.
- Quản lý hàng tồn kho - Chủ động theo dõi, kiểm soát và cải thiện dòng ra và bổ sung hàng tồn kho và vật tư.
