Quản Lý Hóa Đơn Cho Doanh Nghiệp Nhỏ: 8 Lời Khuyên Cho Doanh Nhân
Các doanh nghiệp nhỏ, theo định nghĩa của họ có nghĩa là có một vài người đảm nhận một lượng lớn nhiệm vụ. Chính vì thế họ không hề mong muốn những việc lặt vặt làm lãng phí thời gian của họ và khiến họ không hoàn thành được những nhiệm vụ thực sự quan trọng.
Quản lý hóa đơn đối với các doanh nghiệp nhỏ là một trong những thủ phạm chính tiêu phí nhiều thời gian và nguồn nhân lực. Để giải quyết triệt để vấn đề đó, chúng tôi đã tạo danh sách 8 mẹo có thể giúp các doanh nhân hợp lý hoá quy trình quản lý hoá đơn bằng các phần mềm và các phương pháp hay nhất để giảm khối lượng công việc.
1. Chuyển sang kỹ thuật số
Đây có vẻ như là một mẹo lỗi thời, nhưng có một số lượng đáng báo động các công ty vẫn có ý định làm mọi thứ theo cách thủ công khó khăn. Những phương pháp quản lý hóa đơn truyền thống này đối với các doanh nghiệp nhỏ trước hết là một sự lãng phí lớn về giấy tờ và tiền bạc. Từ chi phí in ấn và gửi thư.
Nhưng nó không dừng lại ở đó. Mỗi bước của con đường đều có khả năng xảy ra sai sót. Theo dõi các hóa đơn giấy là một cơn ác mộng so với một ổ đĩa được tổ chức tốt trên đám mây. Hóa đơn bị thiếu hoặc trùng lặp dẫn đến những vấn đề đau đầu mà bạn đơn giản là không cần đến hàng ngày của mình.
Do đó, bằng cách sử dụng quản lý hóa đơn dựa trên web, bạn có thể tiết kiệm rất nhiều tiền và thời gian, trong khi vẫn giữ được chất lượng của mình. Trang bị cho mình phần mềm quản lý hóa đơn phù hợp và bạn sẽ có thể theo dõi thời điểm hóa đơn được gửi, ai đã nhận và đã được thanh toán hay chưa. Vì vậy, đối với tất cả các bạn kỹ thuật viên ngoài kia, những người nghĩ rằng chuyển sang kỹ thuật số là quá nhiều công việc, chúng tôi hứa với bạn rằng điều đó đáng để làm quen.
2. Tùy chỉnh hóa đơn của bạn với thương hiệu của riêng bạn
Mặc dù có vẻ là một khía cạnh thừa của việc quản lý hóa đơn đối với các doanh nghiệp nhỏ, nhưng việc thiết kế hóa đơn theo phong cách riêng của bạn sẽ giúp chúng nổi bật và dễ nhận biết ngay lập tức.
Bắt đầu với biểu tượng, định dạng và màu sắc trước khi mở rộng đến thông điệp cảm ơn cá nhân.
Khi bạn hài lòng với thiết kế của mình, hãy gửi chúng để phê duyệt và tải tài liệu lên CRM của bạn. Tất nhiên, không phải tất cả các hóa đơn của bạn sẽ giống nhau, nhưng với phần mềm quản lý hóa đơn phù hợp, bạn có thể đính kèm các trường tùy chỉnh vào mẫu của mình. Các nội dung tiêu biểu bao gồm:
-
Tên khách hàng, địa chỉ và thông tin mã số thuế
-
Tên, địa chỉ và thông tin mã số thuế của bạn
-
Số hóa đơn
-
Ngày xuất hóa đơn
-
Phương thức và ngày thanh toán
-
Bản tóm tắt chi tiết về các dịch vụ và chi phí
-
Chi tiết liên hệ nếu có bất kỳ câu hỏi nào
Nếu bạn có một số lượng sản phẩm hoặc dịch vụ hạn chế, bạn có thể lưu trữ toàn bộ sản phẩm hoặc dịch vụ của mình trong một danh mục sản phẩm và tích hợp nó với quy trình quản lý hóa đơn của bạn. Mỗi sản phẩm được liên kết với một mức giá, vì vậy bạn chỉ cần thêm số lượng, mọi khoản giảm giá và chuẩn bị hóa đơn của mình.
Tất cả những nỗ lực này kết hợp để tạo ra chất lượng nhất quán trên tất cả các tài liệu của bạn và thời gian bạn tiết kiệm được là vô giá.
3. Đặt kỳ vọng
Khi bắt đầu hợp tác, một thực tiễn tốt trong quản lý hóa đơn cho các doanh nghiệp nhỏ là gửi một hợp đồng toàn diện bao gồm tất cả các khía cạnh của quy trình thanh toán. Đặt kỳ vọng khi thanh toán được thực hiện và bao gồm những gì khách hàng của bạn nên làm trong trường hợp nghỉ lễ. Bạn cũng nên tạo một chính sách trong trường hợp thanh toán chậm, điều này có thể giúp bạn giảm bớt căng thẳng khi phải đuổi theo khách hàng của mình mà không có quyền truy đòi pháp lý nào để dựa vào.
Việc gửi các hóa đơn giống nhau cho khách hàng thường xuyên của bạn hàng tháng không phải là chuyện hiếm, vì vậy hãy xem xét các hóa đơn định kỳ. Giống như một đơn đặt hàng thường xuyên, bạn có thể thiết lập chúng vào cùng một ngày hàng tháng.
Tuy nhiên, nếu khách hàng của bạn có các yêu cầu đặc biệt, chẳng hạn như hóa đơn được chia thành nhiều phần nhỏ hơn (hóa đơn tạm thời), hãy thực hiện phân tích quản lý rủi ro nhanh chóng và viết một mẫu hợp đồng khác. Tạo một nhiệm vụ với lời nhắc trong lịch của bạn để gửi nó vào ngày đã thỏa thuận. Điều này giúp cải thiện việc quản lý hóa đơn cho các doanh nghiệp nhỏ bằng cách đạt được danh tiếng đáng tin cậy và duy trì mối quan hệ tốt hơn với khách hàng của bạn.
4. Chuẩn bị CRM của bạn
Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng của bạn là nơi bạn lưu trữ tất cả các thông tin chi tiết về khách hàng của mình, từ thông tin liên hệ và các yêu cầu đặc biệt đến mọi tương tác bạn đã có với họ. Do đó, sử dụng một CRM mạnh mẽ theo cách thông minh là một trong những lời khuyên tốt nhất về quản lý hóa đơn cho các doanh nghiệp nhỏ.
Lập kế hoạch sử dụng CRM để tạo lợi thế cho bạn ngay từ đầu. Ví dụ: địa chỉ liên hệ chính của bạn trong một công ty có thể không giống với bộ phận tài chính. Do đó, hãy đặt một trường là "liên hệ hóa đơn" và điền vào trường đó với bộ phận tài chính của khách hàng của bạn. Điều này giúp giảm rủi ro gửi hóa đơn đến nhầm người, chỉ để thấy hóa đơn bị trả lại trong một tháng và làm chậm trễ thanh toán của bạn.
Trong số rất nhiều cách để lập hóa đơn cho khách hàng, phổ biến nhất là qua email. Có một CRM được tổ chức tốt cũng có thể giúp bạn ở đây. Bạn có thể chuẩn bị các email mẫu với các trường phụ thuộc cho địa chỉ email và tên. Điều này có nghĩa là, khi bạn tạo hóa đơn và chuẩn bị gửi hóa đơn, bạn sẽ luôn có đúng email liên hệ trong trường người nhận và tên của họ ở đầu email của bạn.
Cải thiện cách thức bạn làm việc với hoá đơn cùng Bitrix24
Không giới hạn số lượng người dùng miễn phí
5. Yêu cầu khách hàng của bạn điền vào hóa đơn của chính họ
Tại sao phải tự mình quản lý hóa đơn khách hàng khi bạn có thể nhận được một chút trợ giúp từ chính khách hàng của mình? Với các biểu mẫu tương tác tự động điền hóa đơn của bạn, bạn có thể lùi lại một bước so với việc thực sự tạo tài liệu và giới hạn thời gian của mình để chỉ cần phê duyệt chi phí và chuyển chúng cho nhóm tài chính của bạn.
Tùy chỉnh biểu mẫu của bạn để bao gồm mọi thứ bạn cần để tuân thủ. Tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế là một số trường tiêu chuẩn, vì vậy hãy đặt chúng là trường bắt buộc. Mặc dù hầu hết các trình tạo hóa đơn đều cho phép bạn bao gồm nhiều trường tùy thích, nhưng tốt nhất bạn nên giữ mọi thứ càng đơn giản càng tốt cho khách hàng của mình, vì điều này sẽ giảm tối thiểu lỗi sai.
Bây giờ bạn đã có biểu mẫu của mình, phần mềm quản lý hóa đơn của bạn sẽ biên dịch một tài liệu mới với tất cả các chi tiết bạn cần đã được chèn sẵn. Không có thêm thông tin bị thiếu hoặc các trận chiến khó khăn với định dạng. Khi công nghệ cải tiến, các tài liệu do khách hàng tạo đang nhanh chóng trở thành một trong những cách hiệu quả nhất để lập hóa đơn cho khách hàng.
6. Tự động hóa quy trình làm việc của bạn
Mặc dù hóa đơn chỉ là một tài liệu, quản lý hóa đơn cho doanh nghiệp nhỏ bao gồm rất nhiều phần chuyển động có thể dẫn đến nhầm lẫn - đặc biệt là vào lúc 5 giờ chiều ngày thứ Sáu. Chúng tôi khuyên bạn nên trang bị cho mình một công cụ quản lý dự án, nơi bạn có thể thiết lập một loạt các nhiệm vụ để đảm bảo hóa đơn của bạn được xuất chính xác. Hãy coi nó như một danh sách kiểm tra và nếu bất kỳ nhiệm vụ nào chưa được hoàn thành, nghĩa là bạn chưa sẵn sàng để gửi.
Các hệ thống quản lý hóa đơn khách hàng tốt nhất cho phép bạn tăng cường quy trình làm việc của mình bằng cách tự động hóa. Ở cấp độ cơ bản, tính năng tự động hóa sẽ gửi thông báo đến các thành viên trong nhóm của bạn khi nhiệm vụ sẵn sàng. Sau khi họ đánh dấu nó là hoàn tất, bạn sẽ nhận được thông báo rằng nó đã hoàn tất. Nâng cao hơn một chút, bạn có thể nhận được thông báo khi các nhiệm vụ sắp đến ngày hoàn thành, vì vậy bạn có thể can thiệp trước khi công việc bị quá hạn.
Nhưng điều thực sự giúp bạn nổi bật giữa đám đông là sự phụ thuộc. Nếu một quy trình làm việc là một chuỗi các nhiệm vụ, các phần phụ thuộc sẽ kết nối các nhiệm vụ với nhau, làm cho chúng tương tác với nhau. Không cần viết mã, bạn có thể đặt các lệnh “if, then”, chẳng hạn như nếu nhiệm vụ 1 hoàn thành, hãy đặt nhiệm vụ 2. Và đó mới chỉ là bắt đầu.
Ví dụ: giả sử bạn đã thiết lập hệ thống thanh toán do khách hàng xử lý và bạn nhận được hóa đơn trong CRM của mình. Với một chút tư duy chiến lược, quy trình quản lý hóa đơn của bạn có thể tự động:
-
Gửi email cảm ơn đến khách hàng của bạn
-
Thông báo cho bạn về hóa đơn
-
Tạo tác vụ phê duyệt hóa đơn
-
Đặt thời hạn một ngày
Trong tất cả các mẹo của chúng tôi liên quan đến quản lý hóa đơn cho các doanh nghiệp nhỏ, việc tự động hóa sẽ có tác động lớn nhất đến việc tiết kiệm thời gian của bạn. Có thể mất một chút thời gian để làm quen khi bắt đầu, nhưng về lâu dài nó sẽ là cứu cánh cho các doanh nhân.
7. Kiểm soát giao tiếp của bạn
Giao tiếp kém là một trong những khía cạnh đáng thất vọng nhất của quản lý hóa đơn đối với các doanh nghiệp nhỏ. Đó là một lỗi có thể tránh được, nhưng khi không giao tiếp, bạn có thể nhanh chóng tạo ra một loạt các vấn đề, với việc thiếu hóa đơn, thanh toán chậm và sự thiếu tin tưởng giữa bạn và khách hàng của bạn.
Để cải thiện, hãy đặt đường dây liên lạc chính với khách hàng của bạn, chẳng hạn như email, nhưng thu thập các kênh thay thế như số điện thoại để đề phòng. Tương tự, bạn nên cân nhắc việc có nhiều đầu mối liên hệ trong một doanh nghiệp - bạn không bao giờ biết khi nào ai đó sẽ nghỉ ốm.
Giữa nhóm của bạn, hãy giữ liên lạc với công cụ quản lý tác vụ của bạn. Bằng cách này, bạn sẽ không phải sàng lọc vô số email để tìm ra một bản sửa đổi mà nhà thiết kế của bạn đã đề xuất bốn tuần trước. Thay vào đó, mọi nhận xét, cập nhật và tài liệu được gửi đều dễ dàng tìm thấy ở một nơi.
Chuẩn bị sẵn sàng mọi thứ để liên lạc hóa đơn siêu hiệu quả là điều tuyệt vời, nhưng nếu sự phê duyệt của ban quản lý chậm thì tất cả những nỗ lực của bạn chẳng là gì cả. Bất kỳ ai chịu trách nhiệm đưa ra sự đồng ý cuối cùng trên một hóa đơn phải có thông báo được thiết lập trên điện thoại và máy tính để bàn của họ để ping khi một hóa đơn đã được chuẩn bị. Kiểm tra năm phút về chi tiết khách hàng và chi phí dự án là tất cả những gì cần thiết trước khi gửi hóa đơn cho khách hàng của bạn.
8. Hãy rõ ràng và nhất quán về việc lưu trữ hóa đơn của bạn
Làm thế nào và nơi bạn lưu trữ hóa đơn của bạn đóng một vai trò quan trọng trong việc quản lý hóa đơn cho các doanh nghiệp nhỏ. Bây giờ, bạn đang ở trên một nền tảng kỹ thuật số, điều này giúp bạn tiết kiệm khả năng thất lạc tài liệu hoặc mất chúng trong các sự kiện như hỏa hoạn hoặc lũ lụt. Ổ đĩa dựa trên đám mây là một lựa chọn tuyệt vời - nơi bạn và toàn bộ nhóm của bạn có thể truy cập tất cả các tệp của bạn từ máy tính để bàn hoặc điện thoại thông minh của họ.
Dành thời gian để tạo ra một hệ thống phân cấp các thư mục có vẻ tẻ nhạt đối với các doanh nhân đang bay từ A đến B với hàng triệu thứ khác. Nhưng nó là một trong những nỗ lực nhỏ bây giờ trả cổ tức trong tương lai. Quyền truy cập có thể giúp mọi thứ được tổ chức tốt hơn. Bạn có thể muốn chia sẻ một hóa đơn với khách hàng, nhưng không muốn chia sẻ hóa đơn đó được lưu trong thư mục.
Luôn sử dụng danh pháp nhất quán trong các tệp của bạn. Bằng cách này, bạn có thể tận dụng lợi thế của việc có tất cả các hóa đơn của mình trên đám mây trong cơ sở dữ liệu có thể tìm kiếm được. Dưới dạng tên tệp, hãy bao gồm số và ngày của hóa đơn để giữ cho bản thân được ngăn nắp và tuân thủ, cũng như tên công ty khách hàng của bạn. Bằng cách này, với một tìm kiếm nhanh, bạn có thể lấy ra một bản ghi rõ ràng về mọi tệp được liên kết với từng khách hàng của bạn.
Cách cải thiện quản lý hóa đơn cho doanh nghiệp nhỏ
Bitrix24 cung cấp các giải pháp quản lý hóa đơn di động và dựa trên web giúp các doanh nghiệp nhỏ và doanh nhân sắp xếp tài chính của họ. Với mọi thứ được giải quyết trong một công cụ đơn giản, bạn có thể tập trung sức lực vào việc gặp gỡ khách hàng mới, xây dựng mối quan hệ và chốt giao dịch.
Đã có 10.000.000 doanh nghiệp và còn nhiều doanh nghiệp khác đã và đang gặt hái được những phần thưởng từ nền tảng mạnh mẽ nhưng thân thiện với người dùng của chúng tôi, bao gồm tất cả các lĩnh vực kinh doanh của bạn.
Vì vậy, nếu bạn có thể hưởng lợi từ việc cải tiến tổ chức xung quanh văn phòng, hãy dùng thử Bitrix24 miễn phí và khám phá cách bạn có thể tăng năng suất của mình.
Câu hỏi thường gặp
Bạn nói gì khi gửi hóa đơn?
Email hóa đơn chỉ cần một lời giải thích đơn giản về hóa đơn, một lời cảm ơn và những lời chúc tốt đẹp là đủ. Bao gồm số hóa đơn và ngày đến hạn trong dòng chủ đề để làm cho thông điệp rõ ràng ngay lập tức. Tất cả các chi tiết chính khác sẽ có trong chính hóa đơn - chỉ cần đừng quên đính kèm nó!
Ai tạo hóa đơn trong công ty?
Trong các công ty lớn, bộ phận kế toán phải trả tạo hóa đơn, nhưng trong các tổ chức nhỏ hơn, đó có thể là công việc của các đại diện bán hàng hoặc người quản lý tài khoản tiếp xúc với khách hàng. Tuy nhiên, ngày càng nhiều công ty đang sử dụng hóa đơn do người dùng tạo chỉ cần được phê duyệt nội bộ thay vì được tạo.
