10 Lợi Ích Hàng Đầu сủa Phần Mềm Quản Lý Dự Án Dựa Trên Đám Mây

Quản lý dự án là một quá trình không ngừng phát triển, với những đổi mới công nghệ, các phương pháp hay nhất mới và sự thay đổi kỳ vọng của khách hàng liên tục phá vỡ các lý thuyết đã được thử nghiệm và kiểm tra. Cho dù bạn là người mới làm quen với quản lý dự án hay bạn muốn biết cách khai thác tối đa phần mềm quản lý dự án dựa trên đám mây để thúc đẩy doanh nghiệp của mình tiến lên, thì luôn còn đó nhiều điều thú vị để tìm hiểu.
Vì vậy, nếu bạn đang tự hỏi "những lợi ích chính của việc sử dụng quản lý dự án trên đám mây là gì?", thì bài viết này là nơi lý tưởng để bạn bắt đầu.

1. Không cần cài đặt và thiết lập dễ dàng

Bắt đầu danh sách các lợi ích của phần mềm quản lý dự án dựa trên đám mây, chúng tôi đang bắt đầu với điều hiển nhiên. Vì vậy, nhiều hệ thống dựa trên máy chủ truyền thống liên quan đến việc tải xuống các tệp lớn vào hệ thống của bạn và thậm chí đưa phần cứng vào để bắt đầu.

Mặt khác, phần mềm quản lý dự án dựa trên đám mây của bạn có thể truy cập được từ một trình duyệt web tiêu chuẩn, với tất cả kiến trúc phức tạp được xử lý trên các máy chủ chuyên dụng. Tất cả những gì quản trị viên của bạn phải làm là thiết lập tài khoản để bắt đầu hoạt động. Mặc dù một số hệ thống dựa trên đám mây tính phí cho mỗi người dùng, nhưng các doanh nghiệp muốn mở rộng thường chọn áp dụng mức phí cố định cho toàn nhóm để họ có thể đăng ký thêm người dùng mà không cần phải điều hành trước bởi bộ phận tài chính.

Khi các nhóm của bạn được kết nối, bạn sẽ phải chuyển sang đào tạo về phần mềm quản lý dự án mới của mình. May mắn thay, tính thân thiện với người dùng là yếu tố phân biệt nền tảng tốt với nền tảng tuyệt vời, vì vậy chúng rất thân thiện với người dùng. Đối với bất kỳ thao tác kỹ thuật nào khác, hãy để ý đến Trung tâm trợ giúp hoặc Trung tâm đào tạo, nơi bạn sẽ tìm thấy các hướng dẫn chi tiết và video giải thích cập nhật nhất.

2. Đầu tư ban đầu (và tiếp tục) thấp

Đã có một sự di chuyển hàng loạt trong kinh doanh từ các hệ thống tại chỗ sang đám mây và có vẻ như sẽ không quay trở lại. Một trong những động lực chính của điều này là giảm chi phí liên quan đến việc sử dụng công nghệ đám mây chung thay vì mỗi công ty cài đặt máy chủ và bảo mật của riêng họ. Đó là lý do tại sao các doanh nghiệp nhỏ không có hỗ trợ tài chính lớn có thể cạnh tranh với các công ty lớn hơn để đảm bảo các dự án.

Nhiều nhà cung cấp dịch vụ đám mây cũng cung cấp hỗ trợ miễn phí cho các công ty ở các tầng cao hơn trong dịch vụ của họ, loại bỏ nhu cầu về nhóm bảo trì trong bảng lương của bạn. Điều này cho phép người dùng phần mềm quản lý dự án dựa trên đám mây phân bổ nhiều ngân sách hơn để có được những tài năng hàng đầu và quy trình làm việc sáng tạo để họ có thể tập trung vào những gì họ làm tốt nhất. Khi bạn hoàn thành các dự án của mình, mọi vấn đề đều có thể được giải quyết thông qua Câu hỏi thường gặp và hướng dẫn bằng video hoặc hỗ trợ trực tiếp qua trò chuyện trực tiếp đối với những vấn đề cấp bách nhất đó.

Lời cuối cùng về lợi ích tiết kiệm tiền của phần mềm quản lý dự án, các dịch vụ hàng đầu cung cấp các bản dùng thử miễn phí để bạn có thể cảm nhận về nền tảng trước khi cam kết. Đây là một nhà dân chủ hóa thực sự của công nghệ quản lý dự án mạnh mẽ, cho phép những người ra quyết định có được sự xa xỉ khi đảm bảo rằng họ đang chọn công cụ phù hợp cho nhóm của mình.

3. Bảo mật cấp cao theo tiêu chuẩn

Các công ty lưu trữ tệp cục bộ luôn có nguy cơ mất thiết bị lưu trữ vật lý và thế là xong - không còn nữa. Với phần mềm quản lý dự án dựa trên đám mây, nếu một trong các nhân viên của bạn làm mất máy tính xách tay hoặc điện thoại di động, bạn có thể đóng băng tài khoản của họ, an toàn khi biết rằng không có tệp nào được lưu cục bộ.

Nhưng đó không phải là lợi thế cuối cùng. Các hệ thống quản lý dự án dựa trên đám mây cung cấp khả năng bảo mật cấp cao trên quy mô lớn, điều này thường tỏ ra quá đắt đối với các công ty riêng lẻ. Bằng cách dựa trên kiến thức chuyên môn của các nhà cung cấp đám mây, bạn giữ an toàn cho các tệp và thông tin liên lạc của mình mà không cần đầu tư nhiều thời gian và tiền bạc vào việc bảo mật hệ thống của mình một cách tự nhiên.

Bạn có thể tăng cường bảo mật đám mây của mình bằng cách tách riêng dữ liệu nhạy cảm khỏi những gì bạn sử dụng hàng ngày. Bằng cách này, bạn thu hẹp những người có thể truy cập vào một nhóm người đáng tin cậy được chọn. Tương tự, khi tạo các trang web công khai, các nhà cung cấp đám mây thường cung cấp bảo mật nâng cao như bảo mật SSL mà không cần quản trị viên web nội bộ.

4. Dễ dàng truy cập cho nhóm và cộng tác viên của bạn

Phần mềm quản lý dự án dựa trên đám mây giúp loại bỏ rất nhiều vấn đề đau đầu do các hệ thống yêu cầu quyền truy cập vào máy chủ của riêng bạn. Điều này có nghĩa là bạn có thể đi thẳng vào vấn đề quan trọng, thay vì dành thời gian tìm cách làm điều bạn giỏi nhất. Tất cả những gì nhóm của bạn cần để tham gia dự án của bạn là tên người dùng và mật khẩu.

Mặc dù thông tin của bạn được lưu trữ trên các máy chủ bên ngoài nhưng quản trị viên của bạn có quyền kiểm soát trực tiếp. Vì vậy, nếu bạn sắp đến hạn chót và cần nhanh chóng có tài khoản mới, bạn có thể liên hệ với người liên hệ nội bộ để giải quyết vấn đề của bạn sau vài giây. Điều này cũng làm cho nó trở nên tuyệt vời khi bạn cần cấp quyền truy cập cho các nhà cung cấp hoặc khách hàng. Chỉ cần tạo hồ sơ cho họ và họ có thể đăng nhập từ trình duyệt máy tính để bàn hoặc thiết bị di động của riêng họ.

Tuy nhiên, quyền truy cập không phải lúc nào cũng chỉ đơn giản là đăng nhập. Với các hệ thống đám mây cấp độ chuyên nghiệp, việc tìm kiếm tài liệu và thẻ nhiệm vụ không thể dễ dàng hơn và bạn có thể yêu thích các nhiệm vụ lớn của mình để đạt được điều đó chỉ bằng một lần bấm nút hoặc một cú chạm ngón tay cái.

5. Trải nghiệm người dùng đơn giản, có thể tùy chỉnh

Bạn không thể mong đợi tất cả các dự án phức tạp đều chạy trơn tru trong giờ làm việc của mình và nếu bạn có bất kỳ kinh nghiệm nào với tư cách là người quản lý, bạn sẽ biết rằng một số quyết định khẩn cấp nhất được đưa ra vào những thời điểm ít thuận tiện nhất. Đó là lý do tại sao phần mềm quản lý dự án dựa trên đám mây cần phải đơn giản và dễ dàng khi bạn cần hành động nhanh chóng.

Với các công cụ truyền thống, bạn cần có mặt tại văn phòng để tạo ra sự khác biệt. Nhưng trên đám mây, bạn có thể vượt qua mọi gián đoạn cho dù bạn đang trên đường đi làm, làm việc ở nhà hay giữa các cuộc họp cách xa bàn làm việc của mình. Tất cả những gì bạn cần là kết nối internet và bạn đã sẵn sàng để sử dụng. Bất cứ khi nào nhóm của bạn thấy mình không ổn định, rất có thể họ không phải là người đầu tiên. Các phần Câu hỏi thường gặp và hướng dẫn tích hợp giúp giải quyết vấn đề của người dùng một cách nhanh chóng để họ có thể quay lại những điều quan trọng.

Liên kết tính dễ sử dụng với tính bảo mật, hầu hết các hệ thống quản lý dự án dựa trên đám mây đều cho phép bạn tùy chỉnh quyền truy cập cho những người bên ngoài tổ chức của mình. Điều này làm giảm khả năng mất dữ liệu, nhưng nó cũng chỉ hướng dẫn người dùng đến những gì liên quan đến họ, vì vậy họ không thể thực hiện các thay đổi ngẫu nhiên bí ẩn đối với nhiệm vụ ở các bộ phận khác.

Giải pháp quản lý dự án dựa trên đám mây miễn phí hàng đầu

Hoàn thành nhiều việc hơn với phần mềm quản lý dự án Bitrix24. Biểu đồ Gantt, Scrum, bảng Kanban, v.v. để giúp nhóm của bạn có động lực và liên kết.

THEO NGAY BÂY GIỜ

6. Cải thiện hợp tác và giao tiếp

Một trong những lợi ích ít hữu hình hơn (nhưng rất thực tế) của phần mềm quản lý dự án là cách nó thúc đẩy nhóm của bạn áp dụng các phương pháp làm việc mang tính cộng tác và giao tiếp nhiều hơn.

Ví dụ nổi bật về hiệu quả này là việc giảm đáng kể các email gửi đi gửi lại. Hoàn toàn không hiệu quả và luôn có khả năng bị mất hướng dẫn và thông tin, email được thay thế bằng các thẻ nhiệm vụ rõ ràng và hợp lý về bản chất trong một ứng dụng toàn cầu. Mọi người tham gia vào một nhiệm vụ nhất định đều có thể truy cập vào bản ghi tất cả các bản cập nhật, công việc đã hoàn thành và thời hạn trong tương lai ở một nơi.

Đây cũng là nơi bạn nên lưu trữ tất cả các tài nguyên cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ. Thay vì tải lên các tệp có thể nhanh chóng bị lỗi thời, thay vào đó, bạn có thể chèn liên kết tới tài liệu cộng tác được lưu trữ trên đám mây. Tệp duy nhất của bạn sẽ luôn là phiên bản cập nhật mới nhất, với các thay đổi được lưu tự động khi mỗi thành viên trong nhóm đưa ra đề xuất và sửa đổi của họ. Đừng lo lắng nếu bạn cần truy cập một bản nháp cũ - công cụ lịch sử sửa đổi cho phép bạn quay ngược thời gian và sao chép-dán thông tin bạn cần vào phiên bản mới nhất.

7. Tăng năng suất (với một số phím tắt tuyệt vời!)

Phần mềm quản lý dự án dựa trên đám mây cho phép bạn hợp lý hóa các nhiệm vụ của nhóm và tất cả các phần ở giữa. Mặc dù các công cụ sau đây có sẵn trên các hệ thống nội bộ tốt, nhưng công nghệ đám mây giải phóng tiềm năng thực sự của chúng khi chúng tự động đồng bộ hóa trên tất cả người dùng của bạn.

Hãy tự động hóa. Danh sách nhiệm vụ ngày càng mở rộng mà bạn có thể để lại cho các thuật toán là rất quan trọng đối với các dự án hiệu quả hơn. Ví dụ, các thành phần phụ thuộc có thể tự động gán nhiệm vụ khi nhiệm vụ trước đó kết thúc, thiết lập quy trình công việc của bạn chuyển động mà không cần bất kỳ thông tin đầu vào nào từ bạn. Điều này có nghĩa là bạn có thể tiếp tục với khía cạnh con người trong quản lý dự án mà không cần phải liên tục kiểm tra tiến độ của mình.

Một lĩnh vực khác đã chín muồi để tăng năng suất là thông qua phần mềm theo dõi thời gian. Đo lường thời gian cho mỗi nhiệm vụ khuyến khích hiệu quả trong nhóm của bạn vì họ có thể biết liệu họ có đạt được mục tiêu hay không khi họ tiến hành các nhiệm vụ của mình. Với việc theo dõi mọi thời gian được liên kết với KPI tổng thể của bạn, các thành viên trong nhóm của bạn cũng có thể thấy công việc của họ đóng góp như thế nào vào bức tranh rộng lớn hơn, đây là một động lực tuyệt vời - đặc biệt đối với những người làm việc từ xa có thể cảm thấy bị cô lập khỏi các mục tiêu của công ty.

8. Kết nối từ mọi thiết bị

Rất hiếm khi toàn bộ dự án diễn ra ở một nơi. Đó là lý do tại sao phần mềm quản lý dự án dựa trên đám mây tốt nhất hiện có trên tất cả các thiết bị của bạn. Cho dù bạn đang ở công trường xây dựng hay đi thăm khách hàng trong thành phố, bạn có thể trả lời email, nhận thông báo, đặt nhiệm vụ mới và hơn thế nữa từ ứng dụng di động trong lòng bàn tay của bạn.

Điều này đặc biệt hữu ích cho những trường hợp khẩn cấp cần phản hồi nhanh chóng để cứu nguy cho các dự án của bạn. Với tính năng quản lý dự án dựa trên đám mây, bạn có thể sắp xếp các thông báo nhận được trên điện thoại của mình để đạt được sự cân bằng khi bạn nhận được tất cả các thay đổi cần thiết mà không cảm thấy quá tải với mỗi bản cập nhật nhỏ.

Ở cấp độ rộng hơn, nền tảng quản lý dự án có sẵn trên tất cả các thiết bị giúp cộng tác với người dùng bên ngoài dễ dàng hơn nhiều. Họ không chỉ tránh phải truy cập vào máy chủ của bạn mà còn có thể làm việc từ văn phòng của mình bất kể họ sử dụng hệ điều hành nào.

9. Cung cấp cho cả đội nội bộ và đội từ xa

Để tạo ra đội ngũ trong mơ cuối cùng, có thể bạn sẽ không tìm thấy hồ sơ mình cần ở khu vực địa phương. Đây là một trong những lợi ích nổi bật của các nhóm làm việc từ xa, nhưng có thể khó quản lý những nhân viên xuất sắc của bạn. Tuy nhiên, phần mềm quản lý dự án dựa trên đám mây sẽ loại bỏ mọi căng thẳng bằng một nền tảng đẹp mắt mà mọi người đều có thể truy cập, cho dù họ đang ở văn phòng hay làm việc tại nhà.

Đây là một lợi ích to lớn mà quản lý dự án dựa trên đám mây mang lại cho bạn: một nhóm được kết nối đầy đủ, bất kể họ ở đâu. Ngay cả khi bạn có một chính sách nghiêm ngặt tại văn phòng, nhưng có nhiều văn phòng, bạn có thể liên kết tất cả chúng lại với nhau và hoạt động giống như cách bạn làm nếu tất cả các bạn tụ tập quanh cùng một bàn.

Nó thậm chí còn mở rộng đến việc giữ chân nhân viên và hạnh phúc của nhân viên. Bạn có thể linh hoạt với chính sách làm việc từ xa của mình, cho phép các thành viên trong nhóm đủ điều kiện làm việc tại nhà khi họ muốn hoặc cần, giữ tinh thần và động lực cao.

10. Tiết kiệm thời gian bạn có thể đầu tư vào nơi khác

Trong quản lý dự án, không có gì tốt hơn là có một cái nhìn tổng quan đáng tin cậy về thời gian thực hiện các nhiệm vụ và làm việc để giảm bớt thời gian đó. Các công ty nổi tiếng về việc hoàn thành các dự án một cách nhanh chóng là những khách hàng tiềm năng hấp dẫn đối với bất kỳ khách hàng nào và phần mềm quản lý dự án dựa trên đám mây có thể thực hiện rất nhiều công việc cần thiết.

Trực quan hóa toàn bộ dòng thời gian của các dự án của bạn và theo dõi từng phần cho đến khi bạn có thể dành thời gian trung bình để thông báo các nhiệm vụ trong tương lai. Để lập kế hoạch cho các dự án của bạn với các kỹ thuật tiết kiệm thời gian, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng biểu đồ Gantt - một hình ảnh trực quan siêu rõ ràng cho biết thời lượng của từng nhiệm vụ trên lịch. Với mọi thứ được đồng bộ hóa trên hệ thống của bạn, bạn và nhóm của mình sẽ thấy mọi thay đổi về lịch biểu trong thời gian thực và thậm chí bạn có thể kích hoạt thông báo cho mọi người có liên quan.

Nhìn về tương lai, lưu các mẫu quy trình làm việc của bạn và học hỏi từ những sai lầm của bạn để dự đoán tốt hơn thời gian thực hiện các tác vụ. Bằng cách này, bạn có thể chọn một dự án từ thư viện của mình và bỏ qua tất cả công việc tốn thời gian của quản trị viên trong việc giao nhiệm vụ và viết hướng dẫn.


Bây giờ bạn đã hiểu rõ về những gì phần mềm quản lý dự án trực tuyến tốt nhất có thể cung cấp, đã đến lúc tìm hiểu xem phần mềm nào phù hợp nhất với bạn.

Hơn 10.000.000 tổ chức đã đặt niềm tin vào Bitrix24 như một công cụ quản lý dự án mà họ lựa chọn. Không giống như các tùy chọn hạn chế hơn khác, nó bao gồm mọi thứ được đề cập trong bài viết này và nhiều hơn nữa, bao gồm quản lý nhân sự, trình tạo trang web và công nghệ trung tâm cuộc gọi.

Nếu điều đó nghe giống như nền tảng mà bạn cần để xây dựng doanh nghiệp của mình, hãy đăng ký miễn phí ngay hôm nay và quản lý các dự án của bạn như một chuyên gia.

Câu hỏi thường gặp

Quản lý dự án dựa trên đám mây là gì?

Những lợi ích chính của việc sử dụng quản lý dự án đám mây là gì?

• Dễ sử dụng
• Tăng năng suất
• Ít đầu tư tài chính
• Bảo mật hơn
• Giao tiếp tốt hơn
• Tiết kiệm thời gian
• Có lợi như nhau cho các nhóm nội bộ và từ xa

Phần mềm quản lý dự án dựa trên đám mây tốt nhất cung cấp những tính năng nào?

Khi chọn công cụ quản lý dự án đám mây, hãy tìm các khả năng sau:

• Quản lý công việc
• Truy cập an toàn trên tất cả các thiết bị
• Công cụ theo dõi thời gian
• Một bộ các tính năng giao tiếp
• Tài liệu hợp tác