10 Công Cụ Quản Lý Thời Gian Cần Thiết Để Tăng Năng Suất
Mục lục
10 Công Cụ Quản Lý Thời Gian Cần Thiết Để Tăng Năng Suất
Toggl Track: Đo lường hiệu suất và tính toán số giờ có thể lập hóa đơn
Freedom: Công nghệ giúp bạn và nhóm của bạn luôn hoàn thành nhiệm vụ
Lịch Google: Công cụ quản lý thời gian cơ bản được cải tiến tốt hơn
Slack: Giao tiếp thời gian thực cho các tổ chức phát triển nhanh
Zapier: Tổng hợp tất cả các công cụ quản lý thời gian của bạn
HubSpot: Cá nhân hóa các tương tác với khách hàng của bạn mà không tốn nhiều công sức
Lựa chọn công cụ quản lý thời gian phù hợp cho công việc tại doanh nghiệp của bạn
Khi vai trò của công nghệ tiếp tục tăng tốc trong thế giới kinh doanh, việc sử dụng thông minh các công cụ quản lý thời gian có thể giúp bạn có được lợi thế cạnh tranh. Mặc dù quản lý thời gian giúp bạn đạt được mục tiêu chính là cải thiện năng suất, nhưng nó cũng làm giảm sự vô tổ chức và căng thẳng, tạo ra một môi trường làm việc dễ chịu hơn.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn danh sách 10 công cụ quản lý thời gian cần thiết để tăng năng suất. Các công cụ của chúng tôi sẽ nêu bật nhiều mẹo quản lý thời gian quan trọng để bạn có thể áp dụng một chiến lược toàn diện nhằm cải thiện hiệu suất của nhóm.
1. Bitrix24: Công cụ quản lý thời gian tất cả trong một tối ưu
Dẫn đầu danh sách các công cụ quản lý thời gian của chúng tôi là Bitrix24 - một công cụ kinh doanh tất cả trong một cung cấp cho bạn nhiều tính năng để cải thiện năng suất của bạn.
Lấy nền tảng quản lý tác vụ của nó làm ví dụ. Đầy hướng dẫn chi tiết, thông báo theo nhiệm vụ cụ thể cho những người liên quan và một loạt các tự động hóa tiết kiệm thời gian để giữ mọi thứ lại với nhau. Biểu đồ Gantt giúp trưởng nhóm và người quản lý dự án quản lý lịch trình hàng ngày cho nhóm của họ trên cả lịch cá nhân và lịch chung, trong khi phần mềm theo dõi thời gian được tích hợp đầy đủ cho phép bạn theo dõi và phân tích hiệu suất.
Bộ công cụ đa dạng của Bitrix24 cũng bao gồm các chức năng nhân sự. Với đồng hồ thời gian trực tuyến, nhân viên có thể bấm giờ vào và ra một cách tự động từ máy tính để bàn hoặc điện thoại di động của họ. Mỗi người nhận được một lời nhắc để lập một báo cáo công việc nhanh chóng gửi trực tiếp cho cấp trên của họ, người có thể đánh giá họ hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng.
Báo cáo hiệu quả được tự động hóa để đánh giá từng cá nhân, bộ phận hoặc toàn bộ công ty. Hiển thị ảnh chụp nhanh về khối lượng công việc, nhiệm vụ quá hạn và đã hoàn thành cũng như tỷ lệ phần trăm nhiệm vụ có đánh giá tích cực, bạn sẽ có được cái nhìn chi tiết, khách quan về hiệu suất của mọi người mà không cần phải theo dõi dữ liệu.
Khung tương tự có chức năng như một lịch biểu công việc và biểu đồ vắng mặt. Điều này cho phép bạn xem ai có mặt khi bạn lên lịch thay đổi giữa các múi giờ và tổ chức các cuộc họp. Nhân viên có thể gửi yêu cầu nghỉ tự động có thể được phê duyệt bằng một cú nhấp chuột và bạn có thể kiểm tra ai đang làm việc bất cứ lúc nào. Những công cụ quản lý thời gian toàn diện này cho phép các nhà lãnh đạo theo dõi thời gian nghỉ hè, nghỉ ốm, nghỉ cá nhân và điểm danh của nhân viên trên một lịch dùng chung.
Tất cả các tính năng Bitrix24 này được thiết kế không chỉ để hợp lý hóa các tác vụ đang hoạt động mà còn giúp việc lập kế hoạch trở nên dễ dàng và hiệu quả. Kết quả là bạn có thể giảm căng thẳng và khiến mọi người tập trung vào những gì họ làm tốt nhất.
2. Toggl Track: Đo lường hiệu suất và tính toán số giờ có thể lập hóa đơn
Trong thế giới kỹ thuật số này, bạn không thể dựa vào phỏng đoán thay vì dữ liệu khô cứng. Kể từ khi đồng hồ được phát minh, mọi người đã theo dõi thời gian để cải thiện năng suất. Toggl Track khác với đồng hồ đeo tay đơn giản ở chỗ lượng dữ liệu bạn có thể thêm vào mỗi mục nhập. Với các thông tin đầu vào như khách hàng, dự án, mô tả và số giờ có thể lập hóa đơn, bạn có thể biết nhiệm vụ nào mang lại lợi tức đầu tư tốt nhất và nhiệm vụ nào đang cản trở bạn.
Với các phiên bản trả phí, bạn có thể mở ra những hiểu biết sâu sắc như khả năng sinh lời của dự án và nhân viên, cũng như các phân tích so sánh giữa các dự án và nhân viên của bạn. Bạn thậm chí có thể sử dụng các điểm dữ liệu phong phú của mình để nhìn về tương lai và dự đoán khả năng sinh lời của dự án.
Tuy nhiên, mặc dù có danh sách các tính năng tuyệt vời và UX có thể tùy chỉnh, Toggl Track chỉ tập trung vào thực hiện một nhiệm vụ - theo dõi thời gian. Điều này làm cho nó trở thành một tiện ích bổ sung cho các công cụ quản lý thời gian hiện có hơn là một giải pháp độc lập.
3. Freedom: Công nghệ giúp bạn và nhóm của bạn luôn hoàn thành nhiệm vụ
Không có gì bí mật khi các ứng dụng như Instagram và TikTok được thiết kế để thu hút sự chú ý của bạn và giữ nó càng lâu càng tốt. Đây là một thảm họa đối với năng suất và việc giảm thời gian sử dụng màn hình theo cách thủ công là cực kỳ khó thực thi - đặc biệt là đối với các nhóm làm việc từ xa.
Freedom cách xa các công cụ quản lý thời gian truyền thống một bước, đồng thời cho phép bạn và nhóm của mình chặn các trang web và ứng dụng gây mất tập trung trên tất cả các thiết bị. Đây là một công cụ đơn giản cho phép người dùng tập trung vào các nhiệm vụ của họ và hạn chế quyền truy cập của chính họ vào những điều gây xao nhãng.
Ưu điểm của Freedom còn vượt xa cả năng suất được cải thiện tại nơi làm việc. Nhiều cá nhân sử dụng các công cụ quản lý thời gian cho nhân viên và áp dụng chúng vào cuộc sống riêng tư của họ, dành nhiều thời gian hơn cho gia đình. Do đó, Freedom không chỉ nâng cao năng suất mà còn thúc đẩy hạnh phúc kỹ thuật số.
Nhưng trớ trêu thay, nhóm của bạn rất dễ cảm thấy bị hạn chế bởi Freedom, điều này có thể dẫn đến sự vỡ mộng và từ chối sử dụng nó. Hãy chắc chắn tập trung vào các mặt tích cực của sức khỏe kỹ thuật số để giữ cho mọi người có động lực.
4. Monday.com: Quản lý dự án với UX bóng bẩy
Như chúng ta đã đề cập trong phần Bitrix24, quản lý tác vụ được tổ chức tốt là ứng cử viên phổ biến cho danh sách mẹo quản lý thời gian.
Khi được sử dụng đúng cách, Monday.com là một công cụ đa năng được tích hợp các tab tiến trình tự động hóa và mã màu mà người quản lý có thể sử dụng để dễ dàng xem bức tranh toàn cảnh hơn và theo dõi tiến trình. Các mẫu có thể tùy chỉnh có nghĩa là bạn có thể khởi chạy một dự án chỉ bằng một nút bấm, hoàn thành các nhiệm vụ riêng lẻ được giao cho người có liên quan.
Tuy nhiên, một vấn đề mà người dùng thường báo cáo là thời gian học của Monday.com khá dài. Do đó, bạn phải khéo léo về cách bán công cụ cho nhóm của mình. Không ai muốn áp dụng các công cụ quản lý thời gian phức tạp đến mức cuối cùng sẽ lãng phí thời gian, vì vậy hãy tổ chức các buổi đào tạo kỹ lưỡng về cách khai thác tốt nhất Monday.com.
Tăng năng suất với Công cụ quản lý nhóm và thời gian Bitrix24
Thay thế vô số công cụ trực tuyến bằng giải pháp tất cả trong một cho doanh nghiệp của bạn.
THỬ NGAY BÂY GIỜ
5. Evernote: Thuê ngoài bộ nhớ của bạn
Một trong những công cụ quản lý thời gian cho công việc được thử nghiệm nhiều nhất là bút và giấy đơn giản. Bằng cách đưa ứng dụng ghi chú của mình lên đám mây, Evernote loại bỏ những nhược điểm của notepad vật lý như làm mất nó, phải lướt qua hàng trăm trang để tìm thấy những gì bạn muốn và chữ viết tay xấu đơn giản.
Evernote là công cụ tuyệt vời để ghi lại các ý tưởng và lập danh sách việc cần làm, vì vậy bạn sẽ không bao giờ phải vò đầu bứt tai tự hỏi ý tưởng tuyệt vời hay nhiệm vụ quan trọng đó là gì. Một trong những điểm mạnh chính của ứng dụng là khả năng tìm kiếm của nó. Nó cho phép bạn dễ dàng tìm kiếm văn bản trong hình ảnh, ghi chú viết tay và tài liệu để bạn có thể tìm thấy thông tin mình cần khi cần. Hơn nữa, vì nó ở trên đám mây nên bạn có thể truy cập nó trên nhiều thiết bị, vì vậy các ghi chú của bạn luôn ở trong tầm tay bạn.
Đơn giản và tập trung vào một nhiệm vụ, không có nhiều vấn đề có thể xảy ra với Evernote. Tuy nhiên, việc chia sẻ ghi chú của bạn với người dùng không phải Evernote có thể phức tạp. Nếu bạn thấy mình đang sao chép văn bản vào một tài liệu cộng tác để chia sẻ ghi chú của mình, bạn có thể tự hỏi tại sao bạn không gắn bó với tài liệu được chia sẻ thay thế.
6. Time Doctor: Theo dõi và phân tích hoạt động của nhóm bạn
Bạn không thể tăng năng suất của mình nếu bạn không có sẵn dữ liệu phù hợp. Time Doctor hoạt động giống như một công cụ theo dõi thời gian nhưng đi vào chi tiết hơn bằng cách phân tích mọi khía cạnh trong ngày làm việc của bạn, từ các trang web bạn đã truy cập và các ứng dụng được sử dụng cho đến thời gian bạn dành cho giờ nghỉ.
Time Doctor nhằm cung cấp một cái nhìn tổng quan thực tế về cách bạn và nhóm của bạn thực sự dành thời gian cho công việc. Có rất nhiều cách để giải thích dữ liệu này để cải thiện năng suất. Ví dụ: bạn có thể muốn nghiêm ngặt hơn về thời gian nghỉ giải lao hoặc hạn chế quyền truy cập vào một số trang web đang thu hút quá nhiều sự chú ý của nhóm của bạn. Tuy nhiên, nó cũng giúp xác định các trình chặn trong dự án của bạn có thể do hướng dẫn không rõ ràng hoặc nhóm của bạn không có tài nguyên phù hợp.
Lời cảnh báo - nếu bạn phụ thuộc quá nhiều vào Time Doctor, bạn có thể dễ dàng rơi vào cái bẫy của quản lý vi mô. Tập trung quá nhiều vào các số liệu bạn đã thu thập được có thể dẫn đến phong cách quản lý độc đoán. Nếu mọi người cảm thấy bị mắc kẹt và choáng ngợp, bạn có thể thấy động lực giảm và doanh thu tăng đột biến.
7. Lịch Google: Công cụ quản lý thời gian cơ bản được cải tiến tốt hơn
Điều này có vẻ hiển nhiên, nhưng lịch là một trong những công cụ quản lý thời gian mạnh mẽ nhất hiện có. Lịch Google đặc biệt tốt cho các nhóm đã làm việc trong hệ sinh thái Google vì lịch này tự động đồng bộ hóa thông tin trên các công cụ khác, chẳng hạn như hội nghị truyền hình.
Có thể truy cập được từ điện thoại và máy tính để bàn của bạn, Lịch Google là công cụ tuyệt vời để lên lịch cho ngày của bạn và đặt lời nhắc tự động để giúp bạn đi đúng hướng. Vì bạn có thể kết hợp nhiều lịch vào cùng một hình ảnh trực quan, chủ sở hữu doanh nghiệp nhỏ có thể phân tách các trách nhiệm khác nhau theo màu sắc, chẳng hạn như các cuộc gọi điện thoại của khách hàng, các cuộc họp nội bộ và các sự kiện cá nhân. Với tất cả các lịch được kích hoạt cùng một lúc, không có lý do gì để bạn đặt lại hai lần.
Xin lưu ý rằng Lịch Google không phải là sự thay thế cho các công cụ quản lý dự án chuyên dụng vì nó không cung cấp các khả năng lập lịch hoặc quy trình công việc nâng cao giống như vậy. Tuy nhiên, đối với công cụ lịch và lập lịch có lời mời họp tự động, Lịch Google hoạt động tốt nhất.
8. Slack: Giao tiếp thời gian thực cho các tổ chức phát triển nhanh
Giao tiếp là yếu tố chính của quản lý thời gian và Slack là một trong những cái tên dễ nhận biết nhất trong lĩnh vực này. Từng gần như dành riêng cho các nhóm công nghệ, nền tảng nhắn tin tức thời này đã lan rộng ra khắp các ngành, nơi nó hợp lý hóa việc liên lạc với các kênh cho các chủ đề khác nhau, nhắn tin trực tiếp và thảo luận nhóm.
Ưu điểm chính của Slack với tư cách là một công cụ quản lý thời gian là nó cung cấp cho cả nhóm nội bộ và nhóm từ xa một dịch vụ nhanh chóng thực sự hữu ích khi thời hạn đang đến gần. Mặc dù các cuộc trò chuyện có thể trở nên khá đông đúc trong các nhóm hướng ngoại, nhưng bạn luôn có thể tìm kiếm các từ khóa để quay lại các điểm hoặc tệp quan trọng đã chia sẻ trước đây.
Một mẹo từ người dùng Slack là cố gắng nghiêm khắc với từng kênh. Khi điện thoại liên tục báo có thông báo mới, điều đó có thể gây hại cho sự tập trung và do đó, ảnh hưởng đến năng suất. Ngoài ra, Slack có thể khá tốn kém đối với các doanh nghiệp nhỏ, điều này không tốt cho một công cụ chỉ giới hạn ở một tính năng quản lý thời gian chính.
9. Zapier: Tổng hợp tất cả các công cụ quản lý thời gian của bạn
Bản thân Zapier là một ứng dụng không hiệu quả. Bạn không thể sử dụng nó để hoàn thành một dự án hoặc tuyển dụng một ngôi sao nhạc rock mới. Điều kỳ diệu của Zapier nằm ở khả năng tích hợp - khả năng kết nối các ứng dụng khác nhau với nhau. Nếu bạn không sử dụng nền tảng tất cả trong một như Bitrix24, bạn sẽ phải tích hợp trình theo dõi thời gian với phần mềm quản lý dự án và phân tích năng suất với CRM của mình.
Zapier là một trong những công ty dẫn đầu thị trường về tích hợp và hoạt động với Bitrix24, Google, Slack, HubSpot và nhiều ứng dụng khác trong danh sách này. Bằng cách loại bỏ tất cả thao tác sao chép và dán tẻ nhạt và không ổn định giữa các công cụ, bạn giải phóng nhóm của mình để tập trung vào lĩnh vực chuyên môn của họ.
Mặc dù nó tương đối trực quan, nhưng Zapier có thể khó tiếp thu nếu bạn chưa quen với việc tích hợp và việc xác định các khoảng trống trong quy trình làm việc của bạn khá khó khăn. Nó cũng không quá rẻ để đáp ứng khả năng tự động hóa mạnh mẽ. Đăng ký gói Zapier cao cấp cũng như tất cả các ứng dụng bạn muốn kết nối đắt hơn nhiều so với một gói toàn diện để quản lý thời gian.
10. HubSpot: Cá nhân hóa các tương tác với khách hàng của bạn mà không tốn nhiều công sức
Trước khi nói về cách HubSpot có thể cải thiện khả năng quản lý thời gian của bạn, chúng tôi có một cảnh báo nhanh dành cho bạn. HubSpot ở phía đắt tiền. Vâng, có một phiên bản miễn phí, nhưng để có được tính năng tự động hóa, quy trình công việc, mẫu và phần còn lại, bạn sẽ cần phải nâng cấp lên các phiên bản cao cấp không hề rẻ.
Nhưng chúng ta hãy gắn bó với sự tích cực. HubSpot là một hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách hợp lý hóa và sắp xếp mọi khía cạnh của các tương tác với khách hàng của bạn. Nhấp vào tên và bạn sẽ nhận được toàn bộ dữ liệu về họ, bao gồm các tương tác trong quá khứ và các nhóm mà bạn đã phân chia họ thành.
Mặc dù hiện nay khá chuẩn trong số các CRM hàng đầu, nhưng HubSpot cho phép bạn cung cấp khách hàng tiềm năng mới thông qua một số giai đoạn trong quy trình bán hàng của mình mà không cần động tay. Các thuật toán đằng sau hậu trường có thể tự động hóa email chào mừng, thiết lập chatbot và ưu tiên khách hàng tiềm năng của bạn - tất cả các yếu tố quản lý thời gian tuyệt vời.
Lựa chọn công cụ quản lý thời gian phù hợp cho công việc tại doanh nghiệp của bạn
Bây giờ bạn đã có danh sách 10 công cụ quản lý thời gian hàng đầu của chúng tôi, bạn cần suy nghĩ về cách chúng áp dụng cho doanh nghiệp của bạn. Trừ khi bạn là một công ty đa quốc gia với nguồn tài trợ không đáy, chi phí có thể là một trong những yếu tố hàng đầu để xem xét.
Nhưng trước khi bạn chọn ứng dụng rẻ nhất và chạy với ứng dụng đó, hãy nhớ rằng các công cụ quản lý thời gian dành cho nhân viên sẽ hoạt động tốt nhất khi kết hợp với nhau. Đó là lý do tại sao Bitrix24 là một lựa chọn mạnh mẽ như vậy. Thay vì phải trả giá đắt cho một loạt ứng dụng khác nhau và kết nối chúng với các tích hợp có khả năng bị rung lắc, bạn sẽ có được mọi thứ mình cần ở một nơi.
Nếu bạn không tin chúng tôi, bạn có thể tự tìm hiểu và hãy đăng ký Bitrix24 ngay hôm nay và bắt đầu quản lý thời gian như một chuyên gia!
Công cụ quản lý thời gian hữu ích là gì?
Một công cụ quản lý thời gian hữu ích là bất kỳ ứng dụng hoặc hệ thống nào giúp bạn sắp xếp, lên lịch và ưu tiên các nhiệm vụ để tối đa hóa năng suất. Các công cụ quản lý thời gian hữu ích có thể bao gồm trình chặn ứng dụng và tự động hóa, nhưng cũng có thể đơn giản như lịch và trình theo dõi thời gian.
Kỹ thuật quản lý thời gian phổ biến là gì?
Các kỹ thuật quản lý thời gian phổ biến bao gồm:
- Kỹ thuật Pomodoro
- Ma trận Eisenhower
- Chặn thời gian
- Quy tắc 80/20, hay Nguyên tắc Pareto
- Những kỹ thuật này có thể được kết hợp để cải thiện năng suất theo nhiều cách.
Các khái niệm chính của quản lý thời gian là gì?
Các khái niệm chính về quản lý thời gian bao gồm:
- Thiết lập mục tiêu
- Nhiệm vụ ưu tiên
- Lập kế hoạch và lập kế hoạch
- Ủy quyền khi có thể
- Giảm thiểu phiền nhiễu
- Duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống để có năng suất bền vững
Các quy tắc chính để ưu tiên là gì?
Các quy tắc chính để ưu tiên bao gồm:
- Xác định rõ mục tiêu của bạn
- Xác định các nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng
- Hiểu thời hạn và yêu cầu về thời gian
- Lập kế hoạch lộ trình chi tiết để đạt được mục tiêu của bạn
- Thường xuyên đánh giá lại các ưu tiên khi tình hình phát triển
